(壹)成立風險管理委員會,統壹管理法律風險防範事務。
根據全球企業法律顧問協會對來自美國的500多家企業會員的統計,大多數公司的董事會中都設有專門的風險管理委員會,負責包括法律風險在內的風險防範重大事項,制定企業風險防範的整體戰略規劃。例如,美國最大的印刷公司唐納利公司在董事會中設立了風險管理委員會,負責制定公司的法律風險管理策略。其主要制度包括:壹是防止違規的管理,如上市公司遵守證券監管法規、行業監管和壹般監管法規;二是合同管理;三是知識產權管理;第四是債權和訴訟事項的管理;第五,管理國內和國際商業活動;第六,公司治理和董事會秘書管理;第七,管理環境保護、個人健康和安全法律事務;第八,管理勞動關系法律事務;九是企業投資、資產出售、並購重組。美國Axlon Power公司也在董事會內部設立了合規管理委員會,由首席風險官和公司法律顧問組成。
第二,總法律顧問在法律風險防範體系中起著核心作用。
美國大公司都有總法律顧問,全面領導公司的法律事務,在公司享有很高的地位。總法律顧問不僅對公司CEO負責,也對董事會負責,壹般出席公司董事會。如Axlon Power公司、Donnelly公司、美國最大的保險中介公司NCCI公司擔任總法律顧問,並兼任公司高級副總裁。森普拉能源電力公司、希爾頓酒店和麥當勞公司的總法律顧問是公司董事會下執行層的五大核心人物之壹,地位僅次於總裁。總法律顧問負責制定法律風險管理戰略的具體實施方案,全面指導和協調法律風險防範部與相關業務部門的分工與合作。美國很多大公司還配備了副總法律顧問,協助總法律顧問開展相關工作,並在組織機構和人員崗位安排上保證法律風險防範職責的落實。
第三,法律事務管理向集中化和垂直化方向發展
美國大公司的法律事務壹般分為集中管理和分散管理兩種模式。集中管理,即在總部設立職能全面的法律事務部,子公司、分公司的法律顧問由總部直接派駐;分散管理,即除了在總部設立法律部外,在子公司和分公司分別設立法律事務部。據全球企業法律顧問協會主席介紹,美國大公司的法律事務管理正逐漸向集中化、垂直化方向發展。特別是大型跨國公司在總部設立法律事務辦公室時,其子公司和分公司也根據業務需要設立法律事務辦公室,其負責人由總部總法律顧問任命和考核。例如,卡特彼勒各子公司和分公司的法律事務機構負責人由總部總法律顧問直接任命,他們首先向總部總法律顧問負責。卡特彼勒公司總法律顧問認為,法律事務的集中和垂直管理確保了公司整體法律風險的防範。
四、法律事務部有明確的法律風險防範職責。
美國企業的法務部門根據不同的業務劃分,有幾個法律風險防範部門。比如麥當勞、NCCI在法律事務部設置了政府監管部、商業合同管理部、知識產權部、訴訟仲裁部、合規部(合規審查部),基本涵蓋了法律風險的所有重要方面。麥當勞公司總法律顧問認為,由於法律風險涉及到企業的所有業務環節,各業務部門都有了解和防範法律風險的義務,但法律事務部必須職責明確,在法律風險防範中發揮領導和指導作用。美國企業的法務部和相關業務部門壹般都有很好的溝通機制。如Axlon電力公司和Sempra Energv電力公司的法律顧問,通常每周兩次受邀參加業務部門會議,提前了解項目的相關背景和具體進展,以便及時提供有針對性的法律意見。法律顧問在給出法律意見時,也會與業務部門進行充分溝通,以達到防範法律風險和獲取商業利益的最優組合。
五、建立科學的法律風險防範流程和體系。
首先,建立支持法律風險管理的基礎制度,包括公司治理、人事管理和法律風險管理制度。公司治理包括:法律風險和合規策略、部門的設置和權限、公司政策、風險承擔能力和限額;反人性管理包括:營造企業文化和改變管理者的觀念,確立崗位和責任,增強法律風險意識和加強培訓,落實責任承諾;法律風險管理系統包括:業務信息和法律風險信息、法律風險數據庫和分析、法律風險統計。第二是建立法律風險管理流程。美國公司法律風險管理的整體流程壹般分為預防、準備、應對和補救。具體為:建立和部署策略、識別風險、評估和度量風險、應對風險、監控、確認和加快處理風險、報告和再次確認風險、維護並不斷更新和改進。例如,唐納利公司首先對其面臨的現有和潛在法律風險進行初步評估,確立法律風險管理項目的優先級;然後,企業法律顧問和管理人員對評估過程中發現的重大法律風險提出解決方案,確定將法律風險降低到可接受水平的具體方案,以及方案的實施期限和順序;然後對具體實施辦法進行審核,提出審核意見,必要修改後由總法律顧問批準;最後,法律風險防範計劃的實施和調整。
第六,重視對企業行為的合規性審查
隨著美國政府對企業監管的加強,企業的法律風險越來越復雜,法律風險防範的外延也在不斷擴大。近年來,美國對公司法律風險的防範已經從單純的訴訟維權、合同簽訂和履行、參與決策的法律論證,延伸到對公司行為的合規性審查,延伸到公司經營管理的方方面面。特別是薩班斯-奧克斯利法案頒布後,美國證券監管當局加強了對公司的合規監管。因此,美國企業已將合規納入法律風險防範的重要範疇。比如美國IT界的CDW公司、Axlon Power公司、SemPra Energy Power公司都專門設立了首席合規官。首席合規官在企業總法律顧問的管理和領導下,負責公司的合規事務,保證公司依法經營。
七、擁有壹批高素質的法律顧問。
法律風險的防範需要壹批高素質的法律顧問來具體實施。所以美國公司的法律顧問在公司管理人員中占比很高。如Axlon電力公司、CBS電視臺、NCCL公司、Sempra能源公司、希爾頓酒店等企業每千名員工分別有4.2、8.3、10.2、3.6和7.1名法律顧問,平均為6.7名,相對較高。美國企業的法律顧問通常來自具有多年律所和政府部門工作經驗的專業律師,他們都是訴訟、商業合同、公司業務、知識產權等方面的法律專家。很多美國公司的法律顧問也具有豐富的與公司業務相關的專業知識,有些法律顧問還具有工程和金融方面的專業背景。這些法律顧問在經理中地位很高。為了保證企業聘請到高素質的法律顧問,美國公司給法律顧問很高的待遇,很多公司的法律顧問的工資都高於其他公司經理。比如卡特彼勒、森普拉能源動力公司等企業,總法律顧問的薪酬始終排在公司高管的前五名。此外,美國公司有足夠的資金來防範法律風險。例如,NCCI公司的年度法律支出占公司總預算的65,438+0.75%,森普拉能源電力公司的年度法律支出占公司年度銷售收入的0.5%左右。