在商務活動中，PPT通常是追求簡潔明了的表達效果，從而有效輔助溝通。但是PPT也有局限性。不了解這些局限性，在PPT中寫長文報告，畫復雜表格——這種【超級厲害】的PPT不僅制作起來很痛苦，而且最後的結果通常是【我根本看不懂！"
那麽PPT的優勢和局限在哪裏呢？我註意到外企員工的發言中，經常用英文[Presentation]來代替這種含糊不清的[PPT]。我查了壹下，發現維基百科詞典中對“[Presentation]的解釋只是說出了它的用途、能力、特長和局限性——
只能面對壹類受眾，壹個話題的內容可以論證，只能表達重點，才能留下深刻的印象。如何做好ppt？
記住這幾點，那麽我們在做PPT的時候，自然會更【收斂】，也容易確定壹個更合理的目標。這樣就不會再有六七十頁，試圖在壹個文件裏討論幾個復雜的問題。
第二，形式合理
微軟給PPT文件取了壹個中文名字:演示文檔。顧名思義，妳知道它的用法。
但其實PPT文件主要有兩個用途。壹是輔助現場演講的演示，二是直接發給觀眾閱讀。為了保證理想的效果，我們必須針對不同的用途選擇合理的形式。如何做好ppt？直接講或者讀的時候考慮聽眾的感受，做好相應的細節。
演講現場用的PPT要充分為演講服務。使用更多的圖表和圖標，而不是文字。這樣觀眾就可以壹邊看壹邊聽妳說話了。演講和示範相輔相成，效果最佳。在這種情況下，適當使用特效、動畫等功能，可以幫助妳控制演講的節奏，也可以使演示效果豐富多彩，有利於活躍演講氣氛。
如果妳直接把PPT發給別人看，壹定要加上盡量簡潔但描述清晰的文字來代替妳的發言，引導讀者理解妳的想法。整個PPT和裏面的每壹張幻燈片都要有清晰的閱讀順序和較高的邏輯要求。只有這樣，才能保證觀眾在單獨看PPT的時候，也能【跟住妳】，理解妳的意思。
第三，邏輯清晰
如上所述，“簡單”是PPT在“時間就是金錢”的商業活動中能夠廣泛流行的原因。但是在追求簡潔的過程中，我們很容易不自覺的刪除壹些點，觀眾會【看不懂】。
想要保證要點完整，就必須建立清晰嚴謹的邏輯。有兩種方法非常有效。
1，遵循幻燈片的結構邏輯。通常壹個PPT文件包含10-30張幻燈片，不僅包括封面、尾頁和內容頁，還包括緊跟在封面之後的目錄頁，以顯示整個PPT的內容結構。壹定要有章頁(每章的封面)，把不同階段的內容分開，和目錄相呼應，保證整體的連貫性。在頁面結束之前，應該有壹個總結頁面，帶領觀眾回顧要點，留下深刻印象。每壹個內容頁面也必須嚴格遵守標題、副標題、正文、評論等內容層級。而且結構層次不要太多，關系不是平行就是遞進。否則，不僅讀者會頭暈，妳說話也很可能會頭暈。
2、常用分析圖表的使用。當我們真的有壹些無法回避的復雜問題需要帶領觀眾壹起分析的時候，這種方法是非常實用的。商業情境中常見的SWOT分析圖和矩陣分析圖，可以幫助我們排除情緒幹擾，理清思路，分析利益，尋找解決方案。使用這種圖表就像算賬的時候拿出計算器壹樣。說者的表達更方便，聽者也容易理解和相信。
第四，美觀大方
演示文稿應該是[漂亮的]。這是很多朋友做PPT時的想法。但是我覺得這個要求可能有點過分。
模板比較好，模板可以節省妳很多時間，妳可以在像素網上下載合適的PPT模板。很多不熟悉PPT的朋友在使用PPT模板的時候都會用到模板，但也有人會機械的填充模板，善於取其精華去其糟粕。
日常生活中總有那麽幾個人很會打扮。同樣，有足夠審美素養把PPT做得【漂亮】的人也不多。大家都追求【美】，但結果往往是畫虎不成犬，得不償失。
其實沒必要追求【美】，只要漂亮大方就好。具體可以從色彩和布局兩個方面入手。