方法1:提前準備
1，了解公司會議政策。如果需要會議記錄的形式，就要問是否符合羅伯特議事規則或其他標準。如果不是那麽正式的話，妳需要問壹下公司想在會議紀要中涵蓋哪些內容，會議紀要有什麽用途。作為記錄員，沒有必要通讀完整的羅伯特議事規則，但買壹本(或借壹本)作為參考是有幫助的。
明確自己的角色。有的會議秘書不參與討論，有的要做筆記，參與討論。無論如何，會議秘書的中心任務是做筆記，並不承擔會議主持人或協調人的角色。
2.提前準備壹個模板。所有會議紀要的格式大致相同。模板可以給妳提供方便的參考。至少包括以下內容:會議類型。周會還是年會？小型會議還是特別會議？
日期、時間和地點。留壹個地方寫下會議的開始和結束時間。
會議主席、領導及其秘書或代理人的姓名。
參與者和缺席者道歉。註意是否達到法定人數。
妳的簽名辦公室。作為記錄員，妳需要簽名。經公司批準後，可能需要在會議紀要上簽字。
會議日程可附後。如果主席或協調員沒有要求妳寫會議議程，應該有人來寫。查閱會議日程有助於整理筆記。
3.帶上電腦或者筆記本。拿妳習慣的東西。如果妳經常寫會議記錄，使用筆記本或在電腦上建立壹個單獨的文件夾。如果上次會議的記錄沒有提交審核，請隨身攜帶上次會議記錄。
可以使用錄音設備，方便會後轉錄，但錄音不能代替現場筆記。錄音前要征得參與者的同意，然後抄錄時不要逐字逐句地抄。
學速記可以加快記筆記的速度，但不壹定要把會議中的每句話都記錄下來。應該避免這種情況。
如果公司要求妳公開妳的記錄，使用投影儀或演示板。不要模糊妳的筆跡。確保妳能在會後帶走妳的筆記以便抄寫。
方法二:在會議中做筆記。
1.發放與會者簽名單。等大家都到了，發壹張紙，讓大家簽上名字和聯系方式。會後可以復制到模板裏，也可以直接把這篇論文作為附件。這種方法通常用於大型會議。如果妳不認識很多參與者，妳可以看看座位表，在他們介紹自己的時候記下他們的名字。將列表放在手邊，以便在記錄會議時隨時參考。
2.盡可能地填充模板。等待開會時，填寫公司名稱、日期、地點、會議類型(如董事會、專門委員會等。).在會議開始時，記下開始時間。如果沒有模板，將這些信息寫在筆記的頂部。
如果會議在特殊時期召開，有特殊目標，提前通知與會人員。抄寫完筆記後，還應附上會議的特別目標。
3.記錄第壹個提案的結果。大多數會議都會以壹個提議開始，讓我們以此為例。確保寫下所有關於提議的相關信息:通常以這樣壹句話開頭:“我提議采納這個計劃。”
提議人姓名。
投票結果。提案通過或提案不通過。
如果提案很長，可以要求他們書面提交，以免記錄不準確。如果妳經常遇到這種問題，妳應該建議公司制定壹個規則:壹定字數以上的提案需要以書面形式提交。
如果妳起草這個會議的議程，那麽妳既是記錄者又是提議者。這沒有錯，只要妳在記錄自己的言行時客觀就好。
4.記錄其他提議。認真聽所有的討論，但除非有特殊規定，否則不需要錄音。只記錄與提案相關的內容。每壹個提案都要措辭嚴謹，提出者和投票結果都要有記錄。
有些提案在投票前需要附議。如果有人說“我附議”，妳應該寫下附議人和借調的內容。
如果不知道提議人的名字，或者需要他重復提議，可以禮貌地詢問。打斷沒關系，重要的是保證信息的準確性。
如果提案的措辭有改動，直接在記錄上改就行了。除非更改違背了之前的意思，引起熱議，否則不需要記錄“已更改”。
5.聽取參與者的報告，並獲得壹份報告副本。當有人對照文件閱讀報道或新聞時，妳應該記下說話人和報道的內容。如果它包含建議，以通常的方式記錄它們。最實際的辦法是會後向記者要壹份報告。開會的時候做個筆記，提醒自己會後要相關材料。抄寫會議記錄並附上報告。
如果舉報人沒有提供復印件，那就想辦法弄。需要會後拿。
如果只是口頭報告，而不是對照文件閱讀，那麽只需要簡單客觀地概括報告內容即可。不需要記錄細節和舉報人的具體措辭。
6.記錄分配的任務。包括上次會議提交的任務和本次會議分配的新任務。有人被指派寫壹封信？寫下他的名字和任務要求。與會議的形式有關，許多任務都包含在提案中。如果是非正式會議，有些決定可能表達不清楚，需要認真聽。
如果會議上也解釋了決定的原因，妳也需要概括地記錄下來。
7、記錄會議主席的指示。當異議正式進入討論程序時，需要記錄異議及其理由，以及會議主席的指示。建議參考羅伯特議事規則和公司章程。
8.只有在特別要求的情況下，才需要以壹般的方式記錄會議中的討論。嚴格來說，會議紀要記錄的是正式的提案和決定，而不是具體的討論內容。但是，如果公司有特殊規定，那就記錄討論。客觀地記錄討論。記住實質性的觀點而不是觀點，刪除形容詞、副詞等修辭。以客觀和簡單為目標。
不要記錄討論中的發言者。這在記錄激烈的爭論時尤其重要，提到名字可能會冒犯對方。
9，結局。記錄會議結束的時間。記得向記者要壹份報告的副本，或者讓他們通過電子郵件發給妳。快速瀏覽壹下會議記錄，看看是否有遺漏或含糊不清的地方。如果您有任何問題，請在參與者離開之前提出。
方法三:會後轉錄
1，盡快轉錄。最好是會後立即抄錄，記憶最清晰的時候。
2.用電腦把筆記打成電子版。如果會議由計算機記錄，請跳過這壹步。然後新建壹個文檔轉錄筆記，打開筆記文檔參考。
3.把妳的筆記組織成清晰的段落。每項提案、決定和請求都被分成獨立的段落。檢查以下幾點:拼寫和語法是否正確。妳可以使用拼寫檢查軟件。
客觀性。不能有自己的個人觀點。會議記錄必須客觀。
使用清晰準確的詞語。用精確的詞代替模糊的詞。刪除裝飾性描述。
只記錄行動，不記錄討論。除非有特殊要求。
頁碼。
4.將會議紀要初稿分發給相關人員。根據參與者在開始時被要求填寫的聯系信息，它將被分發到他們的郵箱中。還應該有會議主持人的聯系信息。
5、審批，得到批準。您可能需要在下壹次會議上閱讀本次會議的會議記錄，並接受審批。如果會議記錄中的所有提案都獲得通過，則會議記錄獲得通過。若在批準前修改，應在文件中註明有修改。但不需要註明具體變化。
如果在批準後提出修正案，應逐字記錄提案的內容和是否獲得通過。
方法4:使用模板
1.訪問會議文檔模板網站。使用模板會更有條理，避免格式錯誤。
2.瀏覽比較。使用網站上的搜索功能找到最適合妳的模板。根據具體要求搜索模板(通用或標準)，找到合適的模板，然後點擊“下載”或“使用”。保存它，確保下次可以找到它。
3.打開模板。下載後解壓，用Microsoft Word或Exel打開。為了方便和最佳效果，建議使用最新版本的Microsoft Word。保持更新，可以享受更多新功能，操作更方便。
4.在頁眉添加公司徽標和版權信息。刪除例子中的logo，但切記閱讀模板使用規定，避免不必要的法律糾紛。
5.改標題。刪除示例文本，並寫下會議紀要的實際標題。
6.更改模板主題(可選)。您可以更改模板或其他主題的顏色，使其更加專業。很簡單:找到“頁面布局”，點擊“顏色和主題”，就可以自己設置了。比如選擇與公司logo相配的顏色。
7.調整模板結構。有些盤子是多余的或缺失的，或者妳不喜歡它的風格。根據自己的需求進行調整。
8.留著開會的時候用。使用微軟做會議筆記方便、快捷、更有條理。但是妳也可以把模板打印出來，手工做筆記。註意調整行高，保證有足夠的空間填寫信息。
9.檢查模板。恭喜妳做好了模板。有了模板作為參考，壹定會提高效率和準確率。別忘了快速掃描壹下，看看有沒有遺漏或者模糊的地方。檢查完，確定沒有問題，那妳就完全準備好了！
會後立即抄寫筆記，因為此時記憶最清晰。盡量盡快傳給相關人員。
在會議中坐在靠近主持人的位置，以便詢問妳沒有聽清楚的信息。
將會議記錄保存在安全的地方。
要求提案人提交書面提案，避免記錄不準確。
有疑問的時候，問清楚。不要害怕打斷會議。
會議紀要很重要。它們將被保存和參考多年。特別是法律問題的會議紀要，也影響相關人員的聲譽。
請閱讀羅伯特議事規則的部分內容，尤其是關於秘書職責的部分。
按時間順序記錄。如果壹個話題被提到兩次，就不要合並了。
警告不要記錄太多細節。即使被要求記錄討論，也要盡量簡潔。只記住重點，避免不必要的細節。
保持客觀，不要幹涉個人推斷。
不記錄受“律師-委托人保密協議”保護的內容，只註明“這部分討論屬於律師-委托人保密協議，故不記錄。”
如果妳被指定記錄機密討論(如律師與客戶之間的討論)，妳應該將這部分記錄分開，並註明機密性和誰有權閱讀。