提升審計職業形象,要從每個審計人員自身的工作計劃入手。在組織內開展的活動有助於建立審核員和顧客之間的良好關系,改變外界對審核的理解。
1.制定審計任務說明書
審計使命陳述不僅應該是審計部門的指導原則,還應該作為市場開發的工具。有效的審計使命陳述壹方面設定了部門的組織目標,為管理決策提供了有針對性的參考,同時也是推動內部審計成為組織重要資源的契機。因此,它應該發揮重要作用,向外界傳達審計部門是為了確保組織的成功。
2.消除審計程序的神秘感。
客戶往往對他們不了解的東西感到不安,因此他們可能不重視沒有向他們充分解釋的審計活動。為了減少對審計的混淆和誤解,我們可以制定壹份白皮書,清楚地解釋審計是如何工作的。
該白皮書應提供詳細的審計程序描述,包括審計時間計劃的制定、審計目標、沖突解決程序以及審計協議授予的審計權利的描述。流程圖和直觀描述有助於說明審計概念和程序。此外,您可能不僅要評估潛在的好處,還要解釋客戶對審核結果的期望。壹旦顧客理解了審核的作用、責任和工作程序,他們就更有可能把審核視為壹種積極的、建設性的行動。白皮書作為壹種增益工具,可以通過加強與客戶的合作來提高審計工作的有效性。
3.建立壹個內部網網頁。
局域網系統不僅為與客戶交流提供了壹個良好的平臺,也促進了審計業務的發展。內部審計人員可以利用公司的局域網為客戶提供方便的渠道獲取他們使用的信息,如審計部門的使命陳述和白皮書、公布的審計信息、員工簡歷以及互聯網上可獲得的其他審計資源。
在許多網頁中,第壹銀行的審計小組在其局域網網頁上提供了該部門的服務說明,包括對相關規定和如何遵守這些規定的評論、研究報告、對相關政策和程序的評價等。此外,該網站還提供了審計工作時間表的編制,列出了每項審計任務的暫定期限,並允許管理部門瀏覽以前發布的PDF(電子文本)格式的審計報告。該網站還包括五個有趣的問題,以測試訪問者對銀行政策、審計程序和法律法規的了解。這種有趣的互動網頁有助於增強客戶對網站內容的興趣,刺激用戶登錄和訪問網站的次數。
為了進壹步推動審計工作,第壹銀行審計組的局域網將增加客戶在審計過程中從審計後調查中獲得的正確經驗,讓全公司的人都看到審計服務如何使他們的同事受益。簡而言之,審計部將盡力加強網站建設的特點,強調審計部在組織中的作用並展示其成功記錄。
4.始終與客戶保持聯系。
與客戶建立牢固關系的最佳時間是在審計期間,但不僅限於審計期間。當妳開始了解他們時,簡單的手勢,比如閱讀新聞報道或監管信息,將有助於妳與客戶保持聯系,並建立信任的基礎。審計結果不僅可以幫助客戶規避風險,還可以讓客戶在掌握情況時註意到來自審計部門的幫助。
在審核過程中,您可能還希望檢查業務執行部門的工作程序,以便更好地了解客戶的工作,掌握自上次審核以來的已知變化。此外,如果公司政策允許,偶爾帶客戶出去吃午飯,以維護和增進與客戶關系的發展。如果時間有限,壹封簡單的電子郵件或壹個電話也可以幫助保持渠道暢通。
5.提供審計咨詢服務
咨詢服務作為壹項重要的審計業務,最近才得到業界的廣泛認可,但許多高效的從業者在完成工作後壹直在擔任風險和控制評估員。這類審計師大概已經註意到,咨詢服務不僅有助於確保審計職能的附加值,還有助於樹立更積極的職業形象。咨詢服務使審計人員能夠贏得客戶對審計的認可,並鼓勵客戶將審計視為改進業務程序的壹種方式。
6.尋找壹個雙贏的審計結果。
嚴格審查妳的部門提交審計結果的方法,然後確定審計程序的重點是否是不必要的組織和管理而不是問題。雖然妳不能最小化妳的審計結果,或者妳不能忽視妳對報告準確性的責任,但是很多審計都出具了不尊重客戶的審計意見,混淆了審計本身和管理部門的界限。
重點要從發現問題上轉移,把向被審計單位陳述審計結果的會議作為改進工作的契機。如果可能的話,利用妳的專業知識,在工作會議或審核結束後的交流會上制定解決審核事項的行動計劃。總的來說,這個計劃應該提前預測管理層對審計結論的反應,以便將結論揭示的問題轉化為積極的改進步驟,而不是接二連三的批評。這個計劃還可以縮短追蹤問題所需的時間,這將有助於最大限度地減少對審計師和客戶之間關系的損害。以審核結論為解決問題的契機,會促使客戶把審核當作“教練”而不是“警察”,管理部門會及時開始評估審核過程,看它是如何真正設計來幫助企業實現目標的。
現場行動
改變對審計的負面認識還有很多工作要做,不能局限於組織內部。通過采取壹些措施在行業內開展教育活動,可以糾正人們對審計職業的錯誤認識。
7.去當地高校宣講。
大學教授通常非常重視專業人士來到課堂,向學生講授他們的專業領域,並從現實世界的角度分享他們的觀點和經驗。審計人員可以自願教授會計或商業課程,以幫助學生了解審計職業的真正性質和價值。
同學們要認識到,內審雖然有壹定的規則,但審核員不是“壹個小計算器,也不是公司的門衛”。我們應該抓住這個機會澄清誤解,向學生解釋審計是壹個充滿活力和挑戰的專業,為員工的成長和回報提供了重要的機會。告訴學生,審計師通過風險管理、審計財務信息的真實性和咨詢活動為組織提供非常重要的服務。
我們還必須提到審計員在防止和檢查欺詐中的作用。對查處違法犯罪案件所使用的審計技術的描述,調查取證的故事,防止舞弊的技術方法的探討,大概會引起學生的好奇心。
講信息安全審計也能吸引學生。現在的大學生非常註重自己在科技方面的職業。妳也可以談談最近引人關註的大公司財務醜聞所帶來的災難,比如世通、安然,並說明強有力的審計部門如何幫助企業,確保這種情況不會在其他公司再次發生。
對於那些熱衷於涉足審計行業或想了解更多審計職業的同學,別忘了帶上妳的免費入場券去參加當地內部審計師協會的會議。除了幫助學生改變對審計的感性認識,妳的努力還可以激發學生對審計的興趣,鼓勵這些未來的畢業生加入這個領域。
8.加入妳當地的同齡人團體。
雖然妳可能已經加入了內部審計師協會,但妳還考慮加入當地的分支機構或分支機構嗎?即使妳沒有太多的時間為它做出妳的貢獻,但各級組織通常需要不同層次的人來履行他們的義務。
對於審計職業的發展,內部審計師協會壹直是大力支持者,各地分會也在頻繁開展各種活動,為提升審計職業形象做出各種努力。支持這項事業,可以讓妳在轉變觀念、增長見識方面起到作用。壹個強大的本地內部審計協會對妳的同事來說意義重大。它傳遞了這樣壹個信息:內部審計師有壹個盡職盡責的職業群體,他們渴望高標準地實踐審計業務,並根據正確的原則而不是主觀的標準提出審計建議。
9.給相關專欄的編輯寫信
當地報紙為倡導內部審計提供了壹個絕佳的討論論壇。審計人員可以利用讀者給編輯的反饋信或“精選稿件”專欄,討論當前行業的新聞或內部審計發展的未來趨勢。例如,下次妳可能在報紙上看到大公司的破產、欺詐或可疑的會計做法時,寫下審計在當前組織中的重要性以及審計是解決大公司非法行為的功能的壹部分這壹事實。從這個角度出發,討論審計的重要價值以及審計在確保組織商業活動成功方面發揮的重要作用。
既然公眾普遍不了解外部審計和內部審計是兩個獨立的專業,妳就需要解釋壹下兩者的區別。讓讀者知道,內部審計工作不僅僅關註會計和財務問題——這是外界普遍的誤解。從審計工作的範圍來看,這個專業實際上涉及到組織的全部業務活動。
妳可能還會強調,那些投資於公司的股東需要壹個強大而獨立的內部審計部門來幫助他們保護自己的投資。需要強調的是,如果投資者不要求改變這種狀態,世通和安然的財務風險就會在他們身上重現。
10.始終宣傳審計
改變公眾對審計職業的認識並不總是需要刻意設置環境場合,辦公室外的日常合作活動是消除誤解、教育公眾的合適平臺。比如下次有人問妳是做什麽工作的,妳不能只是草草應付,然後馬上轉移話題。相反,妳應該花些時間來解釋妳的工作,並詳細說明審計在組織中的作用。介紹壹些常識,然後轉題說明審計工作真正的作用和增值。妳不必發表街頭演說,只需陳述事實,解釋審計人員對組織做出的許多積極貢獻,以及他們對現代商業活動日益增長的意義。受眾會意識到妳的願望是幫助他們了解審計工作,甚至通過他們把這些信息傳遞給別人,這樣妳的信息就會呈幾何級增長,擴大宣傳範圍。所以,千萬不要低估口腔工作的市場潛力。