除本規範規定的文件樣式外，省級衛生行政機關還可以根據工作需要補充相應的文件。第四條制作的文件應當完整、準確、規範，並符合相應的要求。
公文中的衛生行政機關名稱應填寫機關全稱。
文件本身有文號的，應在文件上標註的“文號”位置寫相應的文號。文號形式為:地區簡稱+衛+執法類別+執法性質+[年份]+序號，如京衛食罰[2002]0065438號+0。如果文件本身有編號，則應在文件上標註的“編號:”後打印編號，編號形式為年份+序號，如2002-001。第二章制作要求第五條單據應按規定格式打印後填寫。兩份以上的文件應打印在無碳復寫紙上。
應使用藍色或黑色墨水筆或簽字筆填寫，確保字跡清晰、書寫規範、面容整潔。有條件的衛生行政機關可以按照規定的格式打印。
因書寫錯誤需要修改文件的，更正處要用杠線劃掉，正確的內容要寫在上面或下面。對外用文件進行修改的，應當在修改處加蓋校對印章，或者由對方簽字或者蓋章。第六條預置文件欄目應逐項填寫。總結應該簡明、完整、準確。簽名和日期必須清晰正確。第七條調查詢問筆錄應當具體、詳細，涉及案件關鍵事實和重要線索的，應當盡量記錄原話。不要使用推測性的詞語，以免產生歧義。
對對方的位置、狀態、程度的描述和記錄應有序、準確、清晰。第八條當場制作的文書，如抽樣記錄、現場檢查記錄、詢問記錄、陳述和申辯、聽證記錄等。，應提交給有關方面審查或向他們宣讀，並由他們簽字確認。當事人認為記錄有遺漏或者錯誤的，應當提出補充和修改，並在修改處加蓋指印或者印章。
當事人認為現場檢查筆錄和詢問筆錄記載的內容真實無誤的，應當在筆錄上註明“上述記錄屬實”並簽名。第九條各類憑證中* * *欄的填寫方法:
文件本身有“當事人”項的，按以下要求填寫:是法人或者其他組織的，填寫單位全稱、地址、電話，法定代表人(負責人)姓名、性別、民族、職務；姓名、性別、年齡、國籍、地址、電話號碼等。應為個人填寫。“案源”按照《衛生行政處罰程序》第十四條的規定填寫。
當文件第壹頁不足以記錄時，可以附加紙質記錄，但第壹頁和附加頁都應由當事人簽名並註明日期。
案由的統壹寫法是當事人名稱(姓名)+具體違法行為+案件，如XXX有限責任公司違反食品衛生許可管理案。如果文書本身有“當事人”項，寫案由時可以省略有關當事人的內容。第十條對外發文設立回執欄的，直接送達的，應當由當事人直接簽收。如果沒有設置，壹般應該使用發貨回執。第十壹條產品樣品抽樣記錄是為鑒定和檢驗而收集的健康相關產品和其他產品的書面記錄。
采樣記錄應明確采樣人、采樣地址、采樣方法、采樣時間、采樣目的等。
樣品的基本信息應註明樣品名稱、樣品規格、樣品數量、樣品包裝或儲存條件、樣品生產日期或批號、樣品標註的生產或進口機構、樣品采集的具體地點。第十二條非產品樣品抽樣記錄是從相關場所采集樣品進行鑒定和檢驗的書面記錄。
非產品樣品的采樣記錄應註明采樣人、采樣地點、采樣方法、采樣時間、采樣目的、使用的設備或儀器名稱、采集樣品的名稱和數量。
此外，還應客觀描述相應物品或場所的狀況。
本文件所稱物品是指公共場所的生活用品、餐飲場所的餐具及其他物品。第十三條《產品樣品確認通知書》是衛生行政機關在流通市場上獲取樣品後，為確認樣品的真實生產或進口單位，向被標註的生產或進口單位進行產品抽樣檢驗時發出的書面通知。在上述單位難以確認或聯系的情況下，可要求業務單位送達本通知書。
通知書應依次註明樣品的基本信息:抽樣日期、抽樣單位或地址、樣品名稱、生產或進口機構、生產日期或批號、商標、規格、包裝條件或儲存條件、相關依據等。還應告知確認的時間、地點、聯系地址、郵政編碼、聯系電話和聯系人。