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秘書專業調研報告

秘書專業調研報告

第壹部分:涉外秘書就業現狀調查報告

目前,本科院校畢業生就業與市場對人才的需求存在脫節。以提高教學效果和人才培養質量。摘要:采用抽樣調查、問卷調查和訪談的方法,對商務英語專業人才的需求和就業情況進行了調查,並得出了壹些建設性的結論,為制定合理的人才培養計劃提供了有力的依據。

關鍵詞:本科院校,涉外秘書,人才需求,培養方案

壹.調查概述

(1)調查時間:2010 11至65438+2個月。

(2)調查的目的:

秘書專業在我院已經開設多年,逐漸形成了壹個比較清晰準確的流派。

思路。本次調查旨在真實了解當前企業市場對涉外秘書專業人才的需求情況,實現與企業實際工作需求的無縫對接,從而完善涉外高級秘書專業人才培養計劃,提高人才培養質量。

㈢受訪者

本次調查的對象是我院涉外高級文秘畢業生在外貿公司負責就業的公司。

人(用人單位)和本專業畢業生(用人單位)覆蓋鎮江各級各類企事業單位若幹。

(4)調查方法和手段

本次調查以抽樣調查為主,結合問卷調查、實地調查、詢問等主要調查方法完成調查數據和信息的收集。

(5)關於問卷調查

1.調查問卷根據我院涉外高級文秘專業的培養計劃、教學計劃和課程設置,並參考當前同類院校人才培養計劃的相關資料,編寫了壹份名為《涉外文秘現狀調查》的調查問卷。問卷共有25個問題(包括3個開放性問題),涉及能力培養、課程設置、考試研究、崗位實踐等內容。問卷分為紙質和電子兩個版本,分別進行實地調查和網上調查。

2.問卷調查的方式問卷的發放方式有兩種,壹種是網上郵寄問卷,另壹種是通過走訪的方式直接向調查單位發放問卷,與管理者和員工進行面對面的交流和訪談。* * *分發了88份問卷,包括40份電子問卷。共回收問卷85份,回收率為96%。

二、調查分析

(壹)畢業生就業需求的基本情況

從這次調查中我們發現,我院涉外高級文秘學生的就業基本面還是不錯的。

是的,當被問到“國外文秘專業和中國文秘專業哪個更受歡迎?”,80%支持外交秘書專業。但是從就業方向可以看出,就業區域還是比較窄的。幾乎所有涉外文秘的同學都在外企工作,只有5個同學在國企工作。90%的受訪企業都是“通過熟人朋友招聘新員工”,給學生公平就業帶來障礙。鎮江的公司給畢業生起薪1500—200o—1500元,占比86%,1500—200元,占比14%。沒有壹個起薪超過2000元的。從就業市場的現狀來看,89%的用人單位和畢業生認為本專業畢業生的就業前景會受到很大挑戰,就業形勢不容樂觀,而1 i%%認為自己“比較有前途”,沒有人認為自己“很有前途”。

(二)秘書人員的能力和素質要求

問卷涉及八個關於畢業生能力和素質的問題。當被問及“剛踏上工作崗位的畢業生首先考慮的問題”時,公司負責人大多提到“要好好學習,打好基礎,處理好貢獻和薪酬的關系”;90%以上的畢業生選擇“適應環境,學會與同事和諧相處”。用人單位招聘時,100%會關註畢業生的“綜合能力”,65%會關註“專業成績”,25%會關註“潛質和品德”,對“學校聲譽、學生學歷和社會經驗”並不是很在意。關於公司對員工的氣質和形象要求,60%選擇了“要求高”,10%選擇了“壹般”,25%選擇了“看情況1”。最受涉外文秘畢業生歡迎的類型是“專業知識紮實,語言表達能力強”,占比60%,其次是“人際溝通能力”,占比28%,“創新能力”和“跨文化溝通知識”分別約占10%。當被問及“秘書工作需要具備哪些能力”時,因為是選擇題,所以按照選擇的次數排序如下:“表達能力、溝通能力、學習能力、適應能力、創新思維能力、合作能力、決策能力”。或許是因為本科院校涉外文秘畢業生剛開始就業,進入管理層的人很少,沒有人選擇“管理能力”。相同選擇題中“關鍵素質”的排列順序為:“認真負責、誠實守信、勤奮努力、反應靈敏、開朗豁達”。當開放式問題問到“為了進壹步提升涉外文秘畢業生的競爭力,妳建議在校期間應該加強哪些知識和能力?學校應該采取什麽措施?”,大家都認為“加強實際應用能力和實際操作能力”很關鍵。畢業生強烈要求學校多組織學生開展相關實踐活動,提供校外實習機會,而用人單位則建議學校與企業建立合作關系,培育和完善校外實訓基地,切實培養學生的實踐能力。

(C)關於分級和課程的考證

在本次調查中,我們發現用人單位在招聘時對證書的要求仍然很高。76%的人選擇“四級”作為英語水平,多達20%的人認為“什麽水平都行,只要能勝任”就行。在對計算機使用能力的要求中,均要求“能夠使用辦公軟件”,20%的人選擇“能夠處理基本的計算機故障”,只有6%的人要求通過國家計算機二級考試。關於“優先考慮具備以下資格的考生”的問題,答案按以下順序排列:“秘書資格證、計算機等級證書、bec高級、bec中級、檢驗員兼業務員、物流工程師,”。關於課程設置,大家壹致認為涉外文秘專業應涵蓋的課程有“秘書學概論、文化背景與跨文化交際、商務翻譯”。當被問及“涉外文秘學生在大學期間應該選擇哪些課程”時,35%的人選擇了“公共關系”和“財務管理”。開設“秘書學”、“秘書禮儀”、“辦公自動化”的要求也比較大,分別占25%、14%、10%。公文寫作占18%,邏輯學占16%,中國文學概論占15.3%,美學占14%,還擬開設商業策劃和人力資源管理。當開題問到“涉外文秘專業有哪些課程建議?”,他們填了“秘書概論,西方經濟學,國際秘書文化,西方美學史甚至書法”。當被問及涉外文秘專業學生是否有必要學習第二外語時,90%以上的人認為有必要或有必要。並且絕大多數認為“只要能理解和翻譯簡單的外文文獻就行”,而10%要求“基本的簡單日常對話”。

(4)涉外文秘專業建設意見。

在被問及“對我們涉外文秘專業的建設有什麽建議”時,受訪者無論是用人單位還是從業人員,都表現出了強烈的社會責任感,積極獻計獻策。在實地考察中與受訪者面對面的交流中,他們也很熱情,與我們進行了熱烈的討論,有針對性地指出了存在的問題,提出了許多建設性的意見和建議。總結如下:

1.突出問題在本科生中,普遍存在專業知識不夠紮實,現在的年輕人不願意多做工作,不夠主動的現象。畢業生的綜合能力,尤其是與人相處的能力有待提高。鎮江索普的壹位招聘人員指出:學生太有野心,太浮躁,員工缺乏組織性,會給工作帶來很多麻煩。

第二部分:文秘專業就業調查報告

為了掌握文秘專業畢業生的就業情況,為嚴峻就業形勢下的文秘專業建設提供參考,我們於2011年5月進行了壹次社會調查。本次調查以淮安市文秘專業學生和各級企事業單位負責人為調查對象,了解畢業生實習就業情況和各單位對文秘專業建設的意見和建議。我們主要通過訪談和問卷調查的方式發放《文秘專業就業前景問卷》30份,回收26份。具體做法是主要由企事業單位負責人通過網絡傳輸的方式發放調查問卷,同時通過采訪企事業單位負責人獲得了大量的第壹手資料。在此基礎上,我們對文秘專業學生的崗位定位和相應單位的就業需求進行了綜合分析。調查情況如下:

1社會對秘書人員的需求

據法國職業研究中心統計,全球共有160多個職業,秘書排在第六位。根據北京市公布的2002年第壹季度統計數據,北京市秘書崗位需求排名第三,崗位與報考人數之比為1: 6。可見,秘書工作在未來很長壹段時間內仍將是熱門工作,社會需求很大。實際調查也是如此。大多數公司認為秘書人員是經理和主管的得力助手,是公司青睞的復合型人才。中小公司需要3-7個秘書人員,大單位需要更多不同層次的秘書人員。通過調查,我們發現秘書大部分是女性,占97.9%,男性占20.1%。值得註意的是,女性在中初級秘書中占絕大多數,而高級秘書多為男性。秘書工作性質中,普通文員32.8%,公共秘書23.7%,業務秘書24.3%,人事秘書41%,私人秘書7.5%,總裁助理12.9%,其他3.7%。

經過分析,我們認為現階段秘書專業針對的專業崗位群主要有“綜合秘書”(辦公室文員)、“業務秘書”、“公共秘書”、“總裁助理”。“辦公室文員”隊伍迅速壯大,“業務秘書”數量也逐漸增多。當然,也有畢業生成為了“公共秘書”。與此同時,每個工作群對應的工作崗位也發生了很大的變化,不斷有新的工作崗位誕生。比如“通訊秘書”這個職位,就是隨著信息網絡的飛速發展而產生的。從目前的調查來看,社會對秘書人員的需求越來越大,秘書職業已經成為壹個影響力越來越大、社會化明顯的專業領域。

2用人單位對秘書人員的技能要求

我們課題組走訪了有代表性的用人單位,就“秘書應具備的能力”、“秘書應具備的知識”、“秘書應掌握的技能”進行了問卷調查。我們通過調查發現,用人單位普遍認為壹名優秀的文秘人員應具備公文寫作、辦公自動化設備操作、人際溝通、執行力、合作能力等技能:了解本行業的專業知識背景、辦公事務管理知識、應變能力、業務知識、法律知識。在本次調查中,認為秘書人員應具有大專以上學歷,形象氣質佳,有良好的組織溝通協調能力,文筆好,語言表達能力強,能熟練使用電腦和各種辦公設備。同時,各單位也希望文秘人員有業務背景,比如生產部文秘崗位所需的化工或理工科背景;涉外秘書職位要求英語8級證書或高級口譯證書優先。公關部秘書這個職位,需要有公關管理的基礎知識和壹定的實踐經驗。有的單位註重“職業道德”、“職業素養”、“現代辦公設備的使用和維護能力”。

3.秘書人員的工資狀況

通過調查,秘書人員月薪情況如下:月薪500-1000元以下的秘書占32.1%,1000-3000的秘書占45.2%;3000-5000元的秘書費用占9.3%。秘書費用5000-8000元占6.3%;秘書費用8000-10000元占2.8%。10000元以上的秘書占2.2%。70%以上的文秘人員月收入不到3000元,大部分對目前的薪酬狀況感到滿意。壹些秘書人員甚至計劃競爭高級職位,成為高級秘書,以獲得更高的工資。

4秘書人員的職業發展前景

我們通過調查發現,從事秘書工作不滿三個月的占13.5%,工作不滿1年的占19.3%,工作滿1-3年的占43.6%,工作滿3-5年的占16.3%,工作滿5-6年的占5-6.3%。隨著企事業單位用人機制改革的深入,文秘人員在壹個單位的壹個崗位上幹壹輩子的可能性越來越小,升職或跳槽的機會很多。壹般3-5年後就會升職。

行政主管是秘書人員未來的主要職業發展方向。文秘人員,因為工作的原因接觸到單位各方面的業務,在轉行方面有很好的優勢,尤其是在單位內部的轉崗和晉升方面。工作變動和晉升之後可能是行政總監、助理經理、人力資源經理、部門經理、秘書(初、中、高級)、營銷總監、公關總監、財務經理。

5.調查結果摘要:

(壹)學校要面向企業,面向基層培養應用型人才。在辦學理念、課程設置、教學內容、方法等方面,要適應企業需求,建立具有企業特色的特色人才培養模式。以“校企合作、工學結合”為切入點,圍繞現代企業需要的財務、商務秘書類型組織教學改革。加強企業秘書綜合職業技能培訓,將職業資格標準引入教學,將學生培養成現代企業歡迎的應用型人才。

(2)學校應註意:

1.適當簡化專業基礎的必修課,做到實用、充足。增強課程的應用性,減少課程的理論性;適當增加課程數量,減少每門課程的課時。

2.適當增加專業方向的課程比例。設置“秘書+商務”、“秘書+會計”、“秘書+管理”等秘書方向,走復合型培養之路。復合型培養模式有助於增強學生的綜合素質,拓寬就業渠道。

3.突出現代秘書工作的特點。要開設辦公自動化、人力資源、演講與口才、計算機應用軟件的使用、汽車駕駛技術等課程,切實增強學生的實踐能力。

4.增加選修課。選修課可以涵蓋人文、社會、經濟、管理等學科,如企業文化、企業管理、形體、書法等,以增進學生對社會、企業、個人的認識。

(3)我們學生從中學到了什麽:

1,牢牢掌握基礎知識,掌握秘書崗位必備的基礎理論,包括秘書學、應用文寫作、辦公室管理、會議管理、公私關系等;

2.業余時間註重實踐鍛煉,提升實際工作經驗和水平;

3.積極學習與本專業相關的技能和知識,如外語知識、駕駛技能、計算機技能等;

4,不斷提高自己的語言能力,溝通能力,能夠在任何環境下很好的全面展示自己。

5.豐富自己的課外愛好,提高自己的文化素養。

第三章:文秘專業社會調查報告

論文關鍵詞:秘書職業社會需求調查報告

摘要:通過問卷調查,對文秘專業畢業生和社會調查員進行了調查。更全面地了解社會對秘書專業人才的需求,用人單位對初、中、高級秘書人員的技能要求,以及秘書從業人員的薪酬待遇和秘書人員的職業發展。在調查中,我們對發現的問題進行了分析,旨在促進秘書教學的進壹步發展,培養符合社會需求的秘書專業人才。

隨著信息社會和網絡社會的快速發展,社會分工越來越細,各領域、各行業管理中的決策活動和輔助活動相互分離。秘書人員為領導決策和執行提供服務,在各個工作領域發揮著非常重要的作用。當今社會對秘書人員的需求如何?為此,帶著這樣的疑問,我們對文秘畢業生和用人單位進行了調查。調研組走訪了具有代表性的用人單位,對近200名文秘畢業生和社會調查員進行了問卷調查,全面了解社會對文秘專業人才的需求、用人單位對初、中、高級文秘人員的技能要求,以及文秘從業人員的薪酬和職業生涯。調查情況如下:

1社會對秘書人員的需求

據法國職業研究中心統計,全球共有160多個職業,秘書排在第六位。根據北京市公布的2002年第壹季度統計數據,北京市秘書崗位需求排名第三,崗位與報考人數之比為1: 6。可見,秘書工作在未來很長壹段時間內仍將是熱門工作,社會需求很大。實際調查也是如此。大多數公司認為秘書人員是經理和主管的得力助手,是公司青睞的復合型人才。中小公司需要3-7個秘書人員,大單位需要更多不同層次的秘書人員。

通過調查,我們發現秘書人員的職業崗位群體發生了很大的變化。國家機關、事業單位和全民所有制單位對秘書人員的需求在逐漸減少,而外資企業和私營企業對秘書人員的需求在逐漸增加。大單位分工精細,文秘人員需求量大。大多以行政文秘為主,包括專職文員、專職檔案員、專職文員、專職機要員等。中小單位對文秘人員的需求相對較小。壹般秘書人員其實是壹種“綜合秘書”,也叫“辦公室文員”,身兼數職。雖然中小單位對文秘人員的需求在增加,但中小單位對綜合文秘人員的需求普遍在增加。而且在經濟、法律和醫療方面,也需要增加秘書人員協助管理。通過調查,我們發現秘書大部分是女性,占97.9%,男性占20.1%。值得註意的是,女性在中初級秘書中占絕大多數,而高級秘書多為男性。秘書工作性質中,普通文員32.8%,公共秘書23.7%,業務秘書24.3%,人事秘書41%,私人秘書7.5%,總裁助理12.9%,其他3.7%。

經過分析,我們認為現階段秘書專業針對的專業崗位群主要有“綜合秘書”(辦公室文員)、“業務秘書”、“公共秘書”、“總裁助理”。“辦公室文員”隊伍迅速壯大,“業務秘書”數量也逐漸增多。當然,也有畢業生成為了“公共秘書”。與此同時,每個工作群對應的工作崗位也發生了很大的變化,不斷有新的工作崗位誕生。比如“通訊秘書”這個職位,就是隨著信息網絡的飛速發展而產生的。

發現大多數單位認為文秘人員應具備特殊職業技能,接受特殊培訓,而高職院校開設文秘專業很有必要,認同率高達54。6%。對“國家秘書資格證”等資格認證的意見是含金量高,能體現專業能力,占62%。2%。27%可以幫助我們培養和選拔相關層次的人才。4%.沒有針對性,難以確定是否能勝任具體工作,占11。9%。名不副實,沒有體現相應的專業能力占7。8%。目前已參加勞動和社會保障部秘書職業資格。

全國統壹認定的人數呈上升趨勢。秘書職業資格全國統壹鑒定是勞動和社會保障部推出的第壹個全國統壹考試職業,在各行各業特別是用人單位中很受歡迎。從目前的調查來看,社會對秘書人員的需求越來越大,秘書職業已經成為壹個影響力越來越大、社會化明顯的專業領域。

2用人單位對秘書人員的技能要求

我們課題組走訪了有代表性的用人單位,就“秘書應具備的能力”、“秘書應具備的知識”、“秘書應掌握的技能”進行了問卷調查。我們通過調查發現,用人單位普遍認為壹名優秀的文秘人員應具備公文寫作、辦公自動化設備操作、人際溝通、執行力、合作能力等技能:了解本行業的專業知識背景、辦公事務管理知識、應變能力、業務知識、法律知識。在本次調查中,認為秘書人員應具有大專以上學歷,形象氣質佳,有良好的組織溝通協調能力,文筆好,語言表達能力強,能熟練使用電腦和各種辦公設備。同時,各單位也希望文秘人員有業務背景,比如生產部文秘崗位所需的化工或理工科背景;涉外秘書職位要求英語8級證書或高級口譯證書優先。公關部秘書這個職位,需要有公關管理的基礎知識和壹定的實踐經驗。有的單位註重“職業道德”、“職業素養”、“現代辦公設備的使用和維護能力”。值得關註的是,畢業生的實際能力與用人單位的要求還是有差距的,有的差距還不小。

經過分析,我們認為在新形勢下,秘書人員的關鍵能力應該更全面,專業能力應該更細致,綜合專業能力應該更強。秘書專業的職業能力可以分為三個部分:基本能力、專業能力和相關能力。就業基本能力主要包括:執行能力、公關禮儀、時間管理能力、人際溝通能力以及現代辦公設備的使用和維護能力。專業能力主要包括:撰寫和處理文件,組織會議,管理日常辦公室事務,協調工作,管理文件和檔案,接待工作和信息工作。“業務相關能力”主要包括:法律法規、業務知識、速記、英語應用、財務管理等能力。這些能力可以進壹步細分為專業技能。

3.秘書人員的全薪

秘書人員是壹種社會從屬和服務性職業。其主要內容是秘書人員的工作本身不能脫離領導或所服務的單位而獨立存在,領導和單位的工作涉及到哪裏,其工作範圍就延伸到哪裏。從屬性上來說,服務、輔助是對秘書工作性質的最好概括。繁、雜、忙、累,是形容秘書人員工作特點最貼切的詞匯。

在這次調查中,我們發現秘書人員的工作比較辛苦,每天都是壹些普通的、瑣碎的、細微的事務性工作,而不僅僅是打印文件、整理資料。近20%的文秘人員成為了管理助理,從事文檔管理、行政後勤管理、輔助業務管理、組織協調公司會議、公關與政府關系、公務差旅等工作。很多臨時工作隨著經理和主管的作息時間而變化,經常不規律的加班,需要熟悉公司各部門的業務,收集處理各種信息。還要用復雜繁瑣,看似枯燥瑣碎的方式處理和協調上下級和各部門的關系,做到萬無壹失。很多時候秘書人員的工作是細致的,那麽秘書人員的工資待遇怎麽樣,是否合理,

通過調查,秘書人員月薪情況如下:月薪500-1000元以下的秘書占32.1%,1000-3000的秘書占45.2%;3000-5000元的秘書費用占9.3%。秘書費用5000-8000元占6.3%;秘書費用800-1000元占2.8%。2.2%為秘書,成本為100元。70%以上的文秘人員月薪不到300元,大部分對目前的薪資狀況感到滿意。壹些秘書人員甚至計劃工作更高的級別,成為高級秘書,以獲得更高的工資。

4秘書人員的職業發展前景

我們通過調查發現,從事秘書工作不滿三個月的占13.5%,工作不滿1年的占19.3%,工作1-3年的占43.6%,工作3-5年的占16.3%,工作5-65438年。隨著企事業單位用人機制改革的深入,文秘人員在壹個單位的壹個崗位上幹壹輩子的可能性越來越小,升職或跳槽的機會很多。壹般3-5年後就會升職。

據調查,近2/0的文秘工作是協助公司的經營管理。與上級上司相比,秘書人員有更多的機會接近各部門的基層員工,得到壹線的信息反饋。相對於壹般的部門負責人,文秘人員有天時地利人和接近管理層的優勢,使他們對公司的整體戰略部署有更全面的了解和體驗。由此看來,單位高層在決策過程中會聽取高級秘書人員的參考意見。另外,在領導身邊久了,可以學習領導的思維和處理方法。有受訪者認為,和領導出去應酬可以擴大交際圈,積累人脈資源。

行政主管是秘書人員未來的主要職業發展方向。文秘人員,因為工作的原因接觸到單位各方面的業務,在轉行方面有很好的優勢,尤其是在單位內部的轉崗和晉升方面。工作變動和晉升之後可能是行政總監、助理經理、人力資源經理、部門經理、秘書(初、中、高級)、營銷總監、公關總監、財務經理。

高職文秘畢業生不要對做文秘感到迷茫,發展空間狹窄。只要他們努力學習或者深造,自然會獲得晉升的機會。因此,高職院校文秘專業的畢業生不僅要有勝任工作的能力,還要有不斷更新知識和技能的能力。社會需要的是復合型人才,秘書職業需要的是通才+具有十大創新意識的管理型人才。秘書是壹個具有挑戰性的職業,妳必須努力攀登才能達到目標。作為秘書,要想脫穎而出,出類拔萃,就必須放棄被動的心理,積極主動地迎接壹切挑戰。

5結論

社會對秘書人員的需求很大。秘書工作315年,大部分會跳槽或者升職,但不代表秘書工作就是吃青春的職業。雖然女性在中初級秘書人員中占絕大多數,但這並不意味著秘書工作就是“花瓶職業”。有很多五六十歲退休的女秘書。比爾·蓋茨的秘書是壹個非常老練的秘書,能把比爾·蓋茨的日程設計到分分秒秒。在西方國家,許多高級秘書會更受歡迎,因為她/他們自身的素質和對企業文化的認可已經使她/他們在職業生涯中得心應手。這也是高級秘書和初級文員的區別,也是秘書職業的縱向發展方向。

秘書人員在日常工作中接觸人事、財務、專業業務的機會非常廣泛,對各方面的技能要求很高。只有具備較強的文字和語言表達能力、綜合協調合作能力和邏輯思維分析能力,經驗豐富的秘書人員才是我們社會急需的復合型人才。因此,武漢商業服務學院文秘專業的畢業生可以從以接電話、發傳真、收發信件為主的初級文員做起,積累工作經驗,努力成為能夠用英語撰寫壹般信函、起草報告、準備會議的中級文秘,能夠起草重要合同文本、了解法律和稅務知識、協助領導進行員工決策、具有協調管理能力的高級文秘。社會對秘書人員的需求決定了秘書職業是壹個充滿活力和挑戰的職業,也是壹個發展前景廣闊的職業。

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