1.各部門在各種活動中形成的有價值的文件材料屬於歸檔範圍，交由行政部統壹管理。
2.各部門組成的文件材料由兼職檔案員(各部門內勤)收集、審核、整理、歸檔。
3.歸檔的文件材料應完整、齊全、準確、可靠(文件的正文和附件、打印件和底稿、說明和批復)無頁碼、無破損。
4.發出的文件不僅要保存在硬盤和軟盤上，還要保存在書面材料上。
5.所有歸檔文件必須保存在原始文件中並書寫工整，用毛筆、藍黑色鋼筆和碳素筆復印。不符合要求的檔案人員有權退回原部門重新書寫。
6.如果部門需要，重要文件可以復印，但原件必須存檔。
7.政府機關工作人員外出學習、考察、參加會議帶回的文件，壹律交辦公室統壹登記、立卷、歸檔管理。
二、專職檔案人員崗位責任制
1.認真學習專業知識並貫徹執行、& lt<檔案法實施辦法>，熱愛本職工作，忠於職守，維護黨和國家的利益，工作兢兢業業，自覺遵守檔案工作的各項規章制度。
2.負責公司各類檔案的收集、分類、整理、編目、整理、排架、保管、借閱、鑒定、銷毀和移交。檔案質量和工作質量符合《規範》要求。
3.負責監督和指導公司相關部門的檔案工作和業務培訓。
4、負責檔案庫房制度的實施。
5.充分發揮檔案利用的作用，認真總結經驗，為領導決策和機關工作帶來優質服務。
三、兼職檔案員崗位責任制
1，每個部門配備壹名兼職檔案員，負責本部門文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作。
2.兼職檔案員應當熱愛檔案工作，熟悉業務，工作認真負責，保證檔案質量，按時完成管理檔案的任務。
3.兼職檔案員應於次年2月底前將整理好的檔案移交檔案室。
4、嚴格執行檔案管理制度。
5.理解我們專職檔案員的監督指導。努力學習檔案業務知識，不斷提高業務水平。
第四，部門備案制度
1.凡在本部門各種活動中形成的具有保存價值的文件材料，均屬於本部門的歸檔範圍。
2.每個部門都有壹名兼職檔案員，負責收集、審查、整理和歸檔本部門的文件。
3、兼職檔案員應嚴格遵守有關規章制度和檔案管理制度，按綜合檔案室的要求歸檔，保證歸檔質量。
五、文件存儲系統
1.各類檔案由綜合檔案室集中統壹管理，並配備檔案員保管。
2、按照檔案管理的有關規定，對各類檔案應存放合理、有序、便於查找。
3.檔案員要定期檢查室內存放的檔案材料，及時跟蹤借閱期未歸還的檔案材料，防止丟失。
4.庫房應保持清潔衛生，溫度始終保持在14-24℃，相對濕度保持在45-60%，以防止檔案受到損害。
5.檔案庫房實行“八防”，即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，並定期檢查。
6、倉庫內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃易爆危險品，停電時，壹律用手電筒照明，不得使用易燃電器。
7、與檔案庫房無關的人員不準進入，隨時關好庫房的門窗，確保安全。
六、檔案保密規定
1.檔案工作者要提高警惕，遵守保密紀律，堅持原則，認真執行各項制度。
2.任何人在綜合檔案室查閱檔案，都應嚴格遵守安全保密制度，嚴格履行檔案查閱手續。檔案原則上不準帶出檔案室。如確需外借，必須經主管領導批準，並在規定時間內歸還檔案室。
3、查閱檔案時，不得翻閱與查閱資料無關的文件和資料，無關人員不得進入檔案。
4.我公司工作人員不得將文件資料帶入公共場所等場所，不得帶回家，並應及時移交檔案管理部門。
5.凡違反保密規定，泄露國家公司秘密或造成必要後果者，應依據本規定嚴肅處理並追究其責任。
七、檔案借閱制度
1，借閱檔案應嚴格遵守檔案管理制度，所有借閱人應自覺履行借閱手續。
2.任何文件的借閱必須得到主管領導的批準。向外單位借閱檔案時，應持單位介紹信，經主管領導批準後方可辦理借閱手續，並在借閱期限內按時歸還。
3.借閱者應妥善保管檔案資料並為其保密，不得以任何理由轉借他人。
4、借閱人員未經領導批準，不得復印、復制文件。
5.檔案人員應仔細檢查歸還的借閱資料，確認檔案資料完好後，方可辦理歸檔手續。提取、復制的檔案材料，必須經過認真核實無誤後，方可簽字蓋章。
6.壹旦在借閱過程中發現檔案材料被損壞，如被拆除、塗抹、丟失等，要及時向主管領導報告，並追究相關人員的責任。