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企業信息化管理的成功與技術和管理的關系

二者的關系是相輔相成的,而且是相互作用,***同推進;

企業的管理離不開信息系統的支持,信息化建設要在企業的管理框架下進行。企業的經營戰略決定了企業信息化的戰略。這就像企業的各個部門都要根據企業的經營戰略來制定本部門的發展規劃壹樣。反過來,信息化對企業管理的支持作用也是顯而易見的,就像企業的財務、研發、人力等部門對企業的管理支持壹樣。

在企業總的管理框架下實施的信息化建設對企業的管理支持主要表現在以下幾個方面:

1) 信息化的實現過程可以使企業的組織架構更合理

每個企業從開始到現在,經過不斷的合並、分拆、重組等等,企業的組織架構與部門設置、各單位的職能定位等趨於混亂,工作範圍出現交叉,權責不清。在實施企業信息化的過程中,我們必須結合ERP先進的管理思想和咨詢專家的建議,對組織架構重新定義和職能劃分,使企業的組織架構能夠與ERP有機的結合,為業務流程的改造和重組打下基礎。可能對有的企業來說,組織架構不壹定要變動,但對於大多數企業來說,部門的職能定位是需要重新定義的。

2) 信息化的實現過程就是對企業整個管理流程進行分析、重組、改造的過程

與組織架構的定義壹樣,企業在不同的時期,為了管理的需要出臺許多流程,不僅總部出流程、分公司甚至各部門也出流程。這些流程都在企業這個肌體上活動,在沒有壹個大的、統壹的框架(明晰的組織架構和明確的職能定位)之下,流程與流程之間存在重復、沖突,或者盲區,難免會出現混亂。比如某企業:在實施企業信息化之前,雖然集團總部規定業務人員是不允許接觸貨款的,但在實際操作過程中,為了回款及時,或者客戶不想來回奔波。就會委托業務人員或者送貨司機把貨款帶回公司。由於公司也能夠及時得到回款,就默許了此事。但在ERP系統中規定,必須由客戶方人員先付現款或者電子借記卡劃款,由系統出具交款單據後,倉庫方可發貨並開具出庫單,由出庫單生成銷售發票,沒有前面的數據輸入在系統中是不可能出現後面的單據的。門崗對出庫單和銷售發票核對後方可放行。通過新的業務流程的實現,變成了真正意義上的“先款後貨”,有效規避了經營風險,因為在該集團各公司以前發生過數次司機或業務員攜款潛逃的事情。也發生過送錯客戶和送錯貨的事情。在信息系統中,對某項業務來說全集團各公司必須統壹執行唯壹的流程,就有效避免了個別公司的流程變相執行情況,從而降低了風險。

3) 信息化可以提高資源的***享程度,使業務處理更快捷、準確,提高了工作效率,降低了勞動強度,從而提高企業的反應速度。

利用電腦來處理信息的特點就是速度快、準確。各個業務部門使用ERP系統後,系統中的數據是***享的。基於同壹個數據庫的數據,按照定義的業務流程快速流動,使業務處理快速、準確,提高了企業的反應速度。還以剛才的某集團為例,對產成品銷售而言,整個業務活動在ERP系統中的處理過程是這樣的:倉庫根據實際發貨品種及數量錄入出庫單,出庫單打印存檔並自動傳遞到銷售系統,銷售部門(配送部門)打開出庫單後,對需要調整的項目進行調整(比如銷售單價),然後下推既可生成銷售發票,生成的銷售發票打印存檔並可自動傳遞到財務系統。財務人員對銷售發票調整後下推即可生成憑證。這樣,數據由倉庫人員壹次性輸入,流程後面的多個部門***享,有效提高工作效率,降低了勞動強度。該集團實施ERP後,財務結賬日期由原來的下月15號結賬,縮短到下月3號結賬,財務分析四十多張報表由系統自動出具,使集團高層能夠及時掌握企業的運營狀況並作出經營調整,提高了企業對市場的反應速度。

4) 信息化加強了對企業資源的整合,提高了對客戶的服務質量。

客戶服務是企業面向客戶和消費者的壹個窗口,是企業形象的集中展示。客服的服務質量和服務效率是非常重要的。通過對企業業務流程的改造和企業資源的整合,能夠加強對客戶服務部門的內部支持,使各種資源能夠順利為客服所用,從而提高對客戶的服務質量。據壹個例子:沃爾瑪在對系統進行挖掘和分析中發現,在下班時間後總會有大量的男士去購買嬰兒尿片,並且順帶買些啤酒、刮胡刀之類的用品。於是,沃爾瑪就調整了貨品擺放格局,將嬰兒尿片和啤酒、佐酒小食品、刮胡刀等用品擺放在壹起。從而提高這些貨品的銷量。

5) 信息化可以對企業的經營狀況進行數據分析,提供對管理決策的支持。

利用信息系統對企業的經營數據分析,從而提供對管理決策的支持是可行的。通過信息系統數據提取或者對數據倉庫進行數據挖掘和鉆取,對企業的經營數據進行多維度的分析,然後對市場的發展做出預測,從而對管理提供支持。

6) 信息系統是壹個“柔性”系統,企業的管理水平有多高,它能給管理的支持就有多大。信息系統是以計算機為基礎的。計算機永遠不會超過人類的智能水平。但是,當人類告訴計算機計算流程和方法以及規則後。計算機可以快速、精確的計算,這是計算機的優勢,所以,基於計算機的信息系統是壹個“柔性”的系統,使用它的人能夠給他賦予多大的能力,他給管理的支持就有多大。與企業的管理水平是息息相關的。

所以說,信息系統對企業管理的支持作用是很重要的,也是強有力的。

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