調研 選型 試用 溝通和實施 培訓 後期維護
壹、調研
在調研階段，比產品調研更重要的是對本企業各部門重要工作流程和數據***享需求的調研。在網絡高度普及的今天，企業職員往往通過註冊會員、收發郵件、網絡論壇等都多少對信息系統有所了解，並且很有可能產生過通過使用壹種信息化工具來擺脫手工處理那些繁瑣而重復的工作的想法。其實這就是對OA系統功能的壹種最基本的需求，仔細了解他們對將來自動化辦公的期望和要求，也就達到了前期功能調研的目的，並且對之後的產品選型及試用也大有裨益。
在產品調研方面要"廣泛撒網，重點撈魚"。首先，要盡可能了解目前市面上的所有產品，其產品資料也是越多越好，最好有演示盤，甚至試用版。這樣，收集的產品資料才能更直觀，也更方便我們了解其功能。其次，應帶有壹定標準、問題去了解各產品，這個標準應從前期對本企業的調研中總結出來，也就是妳們想通過OA解決些什麽問題，試用前心中要有壹個標準，不壹定要形成書面材料，但在產品調研過程中要心中有數。市面上的產品形形色色，數量不菲，只有這樣才能省時省力地找出幾個符合本企業需求的重點產品，以備詳細了解和比較，為下面的選型工作打好基礎。
目前，國內知名的OA廠商有泛微、致遠、金和、偉峰OA等。泛微、致遠與金和壹樣都是大型OA，適全大企業，偉峰OA是針對中小企業，是中端產品。
OA選型要看企業的需求。最能滿足妳的需求、適合妳的就是最好的。
二、選型
有了前面的工作，這壹步只需在上面選定的幾個重點產品中選擇就可以了，但並不比之前的工作輕松，因為這些產品在主要功能實現上差別很小，就好比到了企業招聘的最後壹關面試，取舍更難。以本人尚不算豐富的經驗認為，應從以下幾方面多加考慮：
①從軟件結構方面考慮，應選擇與單位條件相適應的，這樣對軟件進行修改、擴充和維護時將容易實現。雖然現在的OA系統都是通用軟件，可以隨時根據用戶的需要對軟件模塊進行增刪修改，但選擇不同的系統，對軟件進行修改的幅度肯定是不同的，從而增加的軟件成本也就高低不壹了。從這壹點上說，要選擇產品系統組成與企業需要比較起來最接近的。如中小企業選擇偉峰OA這種中小型的、易擴展、易維護、易用的OA系統就非常好。但大集團可以去考查壹下致遠那種復雜流程的大型OA。
②從售後服務方面考慮，應選擇能及時提供服務支持的開發代理商。要從根本上解決服務的保證問題，應盡可能使服務本地化，這樣有利於得到及時服務，而且服務費相對來說也較低，否則越來越高的服務費將成為單位的壹個沈重負擔。OA系統在企業的覆蓋面比較廣，其涵蓋的業務可多可少，沒有壹家企業的OA系統在正式上線後就不再進行功能添加和功能完善的；而且OA系統壹旦上線，就會成為企業各部門的日常必需工具，因此，在隨後的時間裏，只會越來越凸顯出售後服務的重要性。中小企業千萬不要選擇那種大型的OA系統，大型的OA價格貴不說，主要是妳沒有專業的人員來維護。所以中小企業壹定選擇像偉峰OA這樣易維護的OA系統。
③從價格方面考慮，多了解，多比較，盡量選出最高的性價比。
三、試用
做出選擇後，就該進入試用階段了。試用並不是信息部門自己的事情，尤其是關系到工作流的部分，這也是OA系統的核心應用部分，由於信息部門的職員在日常工作中對企業的工作流程接觸很少，光在調研中得到的那些資料對系統中的工作流部分進行簡單的流轉測試，是很難發現細節上的問題的。而經常接觸企業工作流程的職員由於對流轉中曾經出現的偶然事件有較切身的體會，則往往能發現在該部分存在的缺漏。以本公司的實施過程為例，雖然我們在開始公司範圍內的試運行之前對系統進行了全面細致的測試，但在隨後的壹個月試運行中還是出現了很多預料不到的問題。
四、溝通和實施
運行中出現了問題要解決，就涉及到了與開發商方面的溝通問題。這就需要註意兩點：壹是內部問題，如果不是小型企業的話，壹般實施項目的基層負責人員至少有兩個，這裏所說的內部問題，就是與對方實施人員溝通最頻繁的幾個人壹定要針對目前系統存在問題達成壹致意見，然後再去與對方進行溝通。否則，就可能在壹些關於對按鈕的使用習慣、頁面的勻稱美觀等非重要問題上出現分歧，有的主張改進，有的說不改也行。這樣對方肯定不會主動改進。這些問題改不改似乎無關緊要，但卻無疑會對以後的溝通造成消極影響，使己方處於被動。二是對對方實施人員要有要求，對能夠解決的問題，應提醒其在計劃時間內實現，對軟件不能解決的問題，要拿出相關理由，以方便我們對照查找資料，***同找出其他解決方法。所以壹定要選擇服務好，有實力的OA廠商，別因為便宜選擇那些沒有實力的廠商。
五、培訓
培訓有兩個方面。壹是系統管理員的培訓；二是普通用戶的培訓。系統管理員的培訓非常重要，因為系統管理員對系統各個模塊的熟悉程度、對軟件所使用工具的熟練程度將對系統實施效果產生很大影響。只有掌握了這些知識，管理員才能在系統出現問題時具備分析與處理的能力，以保證系統正常運行。另外，培訓最好采用講解培訓與解決運行中出現的問題交替進行的方式。這樣，有助於用戶更快地熟悉系統。
六、後期維護
日常運行維護中只要做到壹點：用戶有問題時系統管理員要及時解決，解決不了的及時與開發商的實施人員聯系。系統管理員要在不斷出現問題解決問題的循環中，逐步提高解決問題的能力，以保證OA系統的實施效果。
買軟件就是買服務
在國外，賣軟件就是賣服務的觀點已經獲得廣泛的認同，國外的軟件廠商主要以收取服務費的方式獲取利潤。而在國內，想讓協同軟件廠商依靠服務費來生存，顯然還不現實。但是，賣軟件就是賣服務這壹核心是協同軟件的內在本質卻沒有變化。當前，服務能力是協同軟件木桶中的“短板”。許多企業為了能在激烈的市場競爭中生存下來，往往忽視對自身團隊服務素質的培養，忽略企業服務能力的建設。
OA軟件選型壹方面要綜合考慮自己的需求以及成本，另壹方面也要考慮好OA廠商的實力、軟件的易擴展性、易維護性、易用性等，能把自己和廠商綜合來考慮壹定可以選擇到適合自己企業的OA。大型企業壹定得考查壹下泛微OA、致遠OA，中小企業壹定要去考查壹下偉峰OA，選誰的另外說，但最起碼這種品牌廠商壹定去考查壹下，要多做對比。這樣才可以選擇到性格比最高的OA軟件。