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印章管理的風險與措施

法律分析:

風險:

(1)刻章業務流程不清晰。沒有審批手續,只要業務需要,領導或部門可以隨意刻制印章。刻制後不出具官方授權文件,印章使用範圍和時間不明確。

(二)印章刻制不在公安部門指定的單位進行的。沒有向公安機關備案,只是找了壹家公司刻制公章,刻制後使用,為日後印章的使用埋下了隱患。

(3)印章管理規章制度不健全。印章的使用並沒有得到嚴格的批準。印章管理人員對印章所用材料不嚴格審查,更有甚者在空白介紹信或空白紙上使用印章。印章保管人讓印章脫離自己的視線或允許他人在沒有監管人的情況下將印章取出,因為他沒有時間讓他人代他蓋章。

措施

(1)首先,建立日常存儲系統。指定印章歸口管理部門,明確企業各部門的印章管理職責,明確印章刻制和使用的業務流程,確保有章可循、有章可循。

(二)建立崗位法律風險防控體系。印章管理人員應當簽訂法律風險崗位承諾書,明確印章管理崗位的法律風險防控責任;同時,要加強對印章管理人員的法律風險防範教育,使其認識到印章對企業管理的重要意義,不斷提高印章管理技能和法律風險防範意識。

法律依據:

《公司登記管理條例》第二十五條依法設立的公司,由公司登記機關核發《企業法人營業執照》。公司營業執照簽發日期為公司成立日期。憑公司登記機關核發的《企業法人營業執照》,公司蓋章,開立銀行賬戶,申請稅務登記。

衍生問題:

合同管理的控制程序是什麽?

(壹)建立分級授權管理體系

企業應當根據經濟業務性質、組織結構和管理層級安排,建立合同分類管理制度。屬於上級管理權限的合同,下級單位不得簽訂。對重大投資、融資、擔保、知識產權和房地產合同,上級部門要加強管理。下級單位認為確需簽訂涉及上級管理權限的合同,應提出申請,經上級合同管理機構批準後辦理。上級單位應加強對下級單位合同訂立和履行的監督檢查。

(2)實行統壹集中管理。

企業可根據實際情況指定法律部為合同歸口管理部門,實施統壹規範的合同管理,具體負責制定合同管理制度,審查合同條款權利義務對等,管理合同標準文本,管理合同專用章,定期檢查評估合同管理中的薄弱環節,采取相應的控制措施,促進合同的有效履行。

(三)明確的責任分工

公司各業務部門作為合同承辦人,負責承辦職責範圍內的相關合同,履行合同調查、談判、訂立、履行和終止的職責。公司會計部門重點履行合同的財務監督責任。

(4)完善考核問責制度。

企業應當完善合同管理考核和責任追究制度,開展合同後評估,對合同訂立和履行過程中的違法違規行為,追究相關機構或人員的責任。

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