1.檔案分類和歸檔:系統應支持檔案的分類和歸檔，並能根據組織的需要和標準建立分類系統，按照分類對檔案進行歸檔和存儲。
2.文件檢索和訪問:系統應提供方便的檢索和訪問功能，用戶可以通過關鍵字、屬性、日期等進行搜索。快速找到所需的文件並擁有適當的訪問控制。
3.文件更新和版本控制:系統應支持文件更新和版本控制，記錄文件的修改歷史，確保只有授權用戶才能更新和管理文件。
4.檔案元數據管理:系統應支持檔案元數據的管理(如標題、作者、創建日期等。)，包括元數據輸入、更新和索引，以便用戶更好地組織和檢索檔案。
5.文件審批和流轉:系統應提供文件審批和流轉功能，支持多級審批流程和自定義審批規則，確保文件的合規性和準確性。
6.檔案安全和權限管理:系統應具備檔案安全和權限管理功能，可以為不同的用戶或用戶組設置不同的權限，保護檔案的機密性和完整性。
7.文件備份和恢復:系統應具備文件備份和恢復功能，以確保文件數據的安全可靠，防止文件數據的丟失或損壞。
8.檔案銷毀和保存:系統應支持檔案銷毀和保存功能，並根據組織的規定和法律法規的要求合理銷毀和保存檔案。
9.文件統計和報告:系統應提供文件統計和報告，可以生成文件使用、歸檔和存儲容量的統計報告，為組織管理和決策提供參考。
10.文件導入導出:系統應支持文件的導入導出功能，可將已有的電子文檔導入系統，並將文件導出為常用的文件格式，便於共享和交流。
以上功能是電子檔案管理系統的壹些常用功能，實際系統的功能會根據組織的需要和具體情況而有所不同。對於不同的行業和組織，可能還有其他具體的功能需求需要考慮，並根據實際情況進行定制。