通知是最常用的官方文件。通知的結構由標題、主送機關、正文和簽名組成。
(1)標題。主要有三種形式:(1)發證機關名稱+事由+語言，如《日照大學科技園工作委員會關於召開總結表彰大會的通知》。(2)原因+語言，如“放暑假的通知”。(3)特殊情況下形成的通知標題應註明性質，並在文字前加“緊急”、“補充”、“聯合”、“轉發”、“批準”、“簽發”等字樣。如《關於加強公園安全穩定工作的緊急通知》。
(2)主要送達機關。寫在固定的框架裏。
(3)正文。它由三部分組成:開頭、主體和結尾。開頭用壹段自然的話來說明通知形成的原因和依據。主題，簡要描述通知的事項；文末另加壹段說明落實通知的要求，常用成語如“特此通知”、“希望上述通知認真執行”、“本通知自發布之日起執行”等。
(4)簽名。記下簽發機關和簽發時間。如果標題中已經註明發證機關，只寫發證時間即可。
法律依據:《國家行政機關公文處理辦法》第二十五條應當起草為: (壹)符合國家法律、法規和其他有關規定。如果提出新的政策法規，要切實可行，並加以說明。(二)情況真實，觀點明確，表達準確，結構嚴謹，組織清晰，用詞規範，標點正確，篇幅短小。(三)公文用語應根據行文目的、發文機關和與主送機關的關系確定。(四)準備緊急公文，應當反映緊急情況的原因，並根據實際需要確定緊急程度。(五)名稱、地名、數字和引文是否準確。引用公文時，應先引用標題，再觸發文號。引用外文要註明中文意思。日期應標明具體的年、月、日。(6)結構層次序數，第壹層是“壹、二、三”，第二層是“(壹)(二)(三)”，第三層是“1.2.3”，第四層是“(1)(2)(3)。(7)應使用國家法定計量單位。(八)文中使用不規範的縮寫，應先使用全稱並註明縮寫。使用國際組織的外文名稱或簡稱時，應當在首次出現時註明準確的中文譯名。(九)公文中的數字，除書寫日期、部分結構層次的序數和詞、短語、成語、縮略語、修辭語句中用作語素的數字外，應當使用阿拉伯數字。