壹.檔案管理
(1)所有能夠準確反映公司業務活動的文件、資料、聲像、報表等必須及時歸檔，確保完整。
(二)文件管理員必須堅持文件隨時歸檔制度，並進行分類，做好收集、整理、立卷和歸檔工作。
(3)檔案的內容包括公司自成立之日起每年在經營管理工作中形成的或頒發的應歸檔的文件和資料。
二、文件檔案管理
(1)歸檔範圍
1，行政綜合類:包括重要會議資料；制定內部監管和政策文件；組織變更、變動、大事記、年度報告等文件材料；發展規劃、工作總結報告；政府機構發布的重要文件。
2.組織人事\教育培訓類:員工變動表、花名冊、教育培訓卡。
3.會計統計:年度計劃、統計報表、財務會計預算報告及其說明、各種季報和月報，以及政府主管部門發布的有關文件和資料。
4.質量管理:質量管理體系。
5.技術類:關於產品和生產的技術文件。
6.銷售紀事類:公司大型銷售活動的紀事。
(2)文件的歸檔
1.歸檔的文件材料種類、份數和每份文件的頁數應齊全。
2.歸檔的文件材料中，每份文件的正本和副本、印刷本和定稿、請示和答復、密級等應排列在壹起，不得分開。
3.不同年份的文件壹般不允許壹起歸檔，跨年度的請示和批復在批復當年歸檔；沒有回復的，放在請示年；跨年度規劃，在文件備案的第壹年；跨年度總結應在有針對性的最後壹年歸檔，跨年度會議文件應在會議年度歸檔中歸檔。
三、備案時間
公司管理活動中的各種合同和日常報表，應根據其不同時限及時移交給總經理和人力資源部；聲像檔案、活動檔案、工程檔案等其他檔案由各部門暫保管，月底統壹匯總至人力資源部。會計檔案由財務部保管。
第四，檔案的借閱和銷毀
(1)借閱檔案應按規定辦理借閱手續，並在規定的範圍內查閱。不要塗改或撕毀文件，並及時歸還。
(2)會計檔案不準外借。內部訪問應得到財務負責人的批準。因特殊需要，外單位查閱有關會計檔案時，應持正式文件並征得公司領導同意。查閱會計檔案時，不得將檔案帶出公司；如需摘錄、復制，應經財務負責人批準。
(3)定期對檔案進行鑒定，準確制作檔案銷毀清單，對已失去保存價值的檔案進行登記，經人力資源部負責人審核並報公司領導批準後方可銷毀。銷毀時，需要兩人以上參加，並在銷毀清單上簽字。