為了準確發布自己的信息，同時滿足媒體的口味，作為新聞發言人，妳必須盡力掌握與妳部門相關的最準確、最及時的信息。然後，妳要針對不同的媒體準備不同的素材，馬上餵？吃飯？什麽事？新聞？。另外，發言人還有壹個職責，就是在高層領導接受媒體采訪之前，把記者可能會問的問題告訴他——這些問題必須建立在媒體調查的基礎上。這時候發言人就像記者壹樣，給最高領導人做報告？面試前？，讓他熟悉每壹個細節。
具體來說，專職發言人需要做的工作包括:收集相關新聞報道；向上級報告對工作有重大影響的新聞報道；建議上級應該做出什麽樣的反應；根據上級的反饋擬定口徑；匯總內部信息；確保內部信息交流渠道的暢通；策劃和組織各種媒體活動，如新聞發布會；接受媒體采訪和電話詢問；與報道這壹領域的記者保持聯系；管理部門網站，制作對外宣傳資料；安排領導人公開活動的日程；起草領導講話；陪同領導出席活動；安排領導接受采訪；領導面試前彩排；評估媒體報道；制定長期溝通策略；制定危機溝通計劃；開展危機溝通管理的培訓和演練。
作為壹個信息渠道，發言人應該是整個部門的合適人選。媒體是怎麽看待我們的？然後呢。我們應該讓媒體知道什麽？最了解這兩件事的人。規則壹。媒體是怎麽看待我們的？可以通過新聞報道的調查和媒體經驗的積累獲得；第二個呢？我們應該讓媒體知道什麽？妳需要和上級密切溝通才能得到。
在西方，政府發言人通常是有著豐富媒體經驗的資深記者，比如曾在美國廣播公司和美國有線電視新聞網擔任記者的博尼？科爾是美國國防部的發言人。據粗略統計，自20世紀50年代艾森豪威爾執政以來，85%的歷屆白宮發言人都是記者或在媒體工作。在過去的30年裏，這個比例差不多是100%。這些人熟悉新聞媒體的特點和操作流程，知道如何對要發布的政策進行細化和修改，能夠引起媒體的極大興趣；我也知道怎麽做才能得到媒體的青睞和有利報道；也懂得利用印刷、電子等各種媒體，達到最佳的輿論引導效果。新聞發言人的預測能力有助於領導正確引導媒體報道，營造良好的輿論氛圍。
在我國，政府新聞發言人由各級部門選派，壹般遵循以下規則:部委新聞發言人多為綜合部門領導，如衛生部新聞發言人為該部辦公廳主任；壹些部委的新聞發言人是政策法規司或者研究室的司長。通常省、市、區政府的新聞發言人都是政府的秘書長、副秘書長。在壹些專業部門，發言人是部門負責人或其副手。(2)企業發言人壹般由主管公共事務的副總經理或公關經理擔任，有專門負責媒體關系的團隊。非營利組織的發言人壹般是該組織的最高負責人，或者由其指定發言人。
作為發言人，他首先是本部門的壹名雇員。他必須堅守自己的崗位，熟悉本部門的業務。同時，發言人也要有記者的新聞敏感度，用通俗的語言來表達。如果妳有可能被任命為新聞發言人，請在選擇這壹職業之前，檢查妳是否具備以下素質或潛力:堅定的信念；對本部門的業務有全局觀念；具備收集、整理、提煉信息的能力；語言表達能力強；能夠快速起草文字；掌握新聞媒體的基本運作規律；具有公信力和壹定的親和力；認真傾聽和理解的能力；思維敏捷，具有隨機應變的能力；願意和各種人交流，尤其是記者；表現出同情、熱情和耐心的能力；在巨大壓力下保持冷靜的能力；精力充沛，能夠長時間工作。