關鍵詞:秘書從業者；質量；新結構
“秘書素質”這個話題是隨著秘書隊伍的擴大而興起的，但大多強調“專業技能，即如何處理壹個具體事件”，而很大程度上忽視了秘書綜合素質的系統性。知識經濟背景下，企事業單位對秘書提出了更高的要求。
首先，分析社會對秘書的需求。
根據近幾年人才市場反饋的供需信息分析，社會對秘書人才的需求大致可以分為四類:壹類是服務型秘書。如公司辦公室、基層行政事業單位辦公室的服務人員、生活中的秘書等。第二種是事務型秘書，如企業、公司、基層行政事業單位的辦公室文員、公關人員、檔案管理員等；第三類是文字秘書，如企業、公司、行政事業單位的文件起草人；四類是管理秘書，如公司、企業的總經理助理、部門經理、辦公室主任等。基層行政機構辦公室主任等。
根據職責的大小，秘書可分為以下三種:壹是初級秘書——主要提供接電話、發傳真、收發信件等服務。比如企業的初級秘書，應該包括公司接待員、電話接線員、部門助理等。他們的職責比較簡單，技術含量不高，工資也比較低。第二種是中級秘書——能寫壹般信件。起草報告和準備會議等。，多為大專或本科畢業生。比如在中層管理人員身邊的秘書，比如部門經理的秘書，企事業單位的經理助理，處理各種事件的能力更高，工資也更高。三、高級秘書——能夠起草重要合同文本，了解法律和稅務知識，有應急處理能力。高級秘書是適應市場環境的。組織橫向聯系的加強，現代辦公手段對組織的滲透都出現了。現代高級秘書特別強調的素質是公關能力、外語水平和辦公室行政能力。比如企事業單位中的高級秘書，包括跨國公司負責人、董事會秘書、區域總裁秘書、總經理高級行政助理等，都是目前人才市場上的稀缺資源。
二、秘書能力素質的現狀分析
隨著高科技的飛速發展，新技術的應用不僅改變了人們的工作條件，也使人類進入了信息傳播全球化的時代。基於紙和筆的傳統書寫方式已經被打字機和電腦取代。通信技術和網絡技術改變了人們獲取信息和交流信息的方式。現代辦公設備的使用。不僅要求從事辦公事務的秘書人員具備傳統意義上秘書應具備的基本素質，還要求具備熟練使用現代化辦公設備的能力，以及運用現代化通訊手段獲取信息並及時組織傳遞的能力。這對現代秘書的知識技能結構和能力提出了越來越高的要求，秘書人才逐漸向“復合型”方向發展，其知識體系也越來越復雜和全面。隨著我國市場經濟的不斷發展，秘書工作被歸入行政管理，主要是幫助行政領導或管理者分擔日常事務。其職責涉及文件信息管理、會議和約會安排、起草信函文件、內外溝通等，已成為黨政機關、企事業單位不可或缺的崗位。目前。中國大約有2300萬秘書。秘書逐漸成為壹種職業，地位日益提高。過去只負責抄寫、寫作的秘書已經不能滿足黨政機關、企事業單位對人才的需求，這對秘書的能力結構提出了新的要求。
目前存在的主要問題:壹是素質單壹，過於強調技能訓練。壹些民辦培訓學校或者壹些高職院校為了縮短培訓周期，追求短期經濟效益，用速成班的方式培養速成秘書。他們在短短壹年甚至更短的時間內學習幾門課程，如辦公自動化、速記和應用寫作。考試合格後，頒發國家承認的結業證書。簡單的教他們處理日常事務的技巧，如何處理領導的需求，被動處理事務。其次。中國的畢業生都是“全能型”秘書，這類秘書大多看重的是良好的文字功底和“口才”。隨著行業的分化和社會分工的細化，各行各業對秘書的要求越來越專業化。因此，這類秘書從業者在具體崗位上還是從零開始，需要在實際工作中加強自身的綜合素質以適應新的崗位。二是質量模型。秘書的角色意識已經淡化。秘書員工處於從屬地位，他們是領導說什麽，做什麽，領導叫他們做什麽，做事盲目，缺乏“自立”“自我”的意識。雖然被稱為領導的“左膀右臂”，但在實際工作中缺乏主動性和創新意識，秘書的“獨立”意識被淡化。
第三，對秘書能力素質的新要求。
(壹)應變意識——秘書職業本身的生存特征
秘書工作的具體內容也完成了四個轉變:從單純的寫作到既寫又提建議；從收發信息到綜合處理信息；從單純依靠老經驗到實現科學管理；從被動服務到主動服務。政策的變化必然要求秘書解放思想，打破陳規，用變化的、發展的眼光看待問題。
哲學壹直被認為是智慧的象征，哲學從根本上說是壹門變革的科學。發展科學。秘書的思維方式和工作方法，堅持“變”的哲學觀，堅持客觀性，按客觀規律辦事，以“思”實現“思變”。秘書工作應該忠實於事實，以客觀實際為出發點，而不是以原則為出發點。同時，在綜合信息處理和科學管理方面，秘書處部門必須發揮靈活的作用。堅持變革、發展、創新，而不是墨守成規，要以不變應萬變。要積極關註變化、新情況、新問題，及時關註社會動態，了解市場熱點和“敏感點”，掌握瞬息萬變的信息，更好地為領導服務。作為新世紀的秘書，我們不應該封閉、保守、僵化、被動。充分發揮妳處理事務的主觀能動性。更好地發揮參謀助手的作用。古人說“登高望遠”。只有思想解放了，才有可能打破僵化。
(二)創新意識——秘書人員的決策體現。
秘書處部門的首要任務是為領導機關和領導正確決策和有效執行提供參謀服務，即協助領導科學決策。有人把壹個稱職的秘書比作領導的“得力助手”。顯然，在日常工作中，秘書不僅要正確理解領導的意圖，還要及時補充領導的思想盲點，幫助領導打開思路，激活思路。因此。秘書人員必須增強創新意識，學會獨立思考，打破常規，展示個性。回到現實，“秘書工作被動”的論調占主導地位，很多秘書在工作中絕對服從領導。要麽諾諾是被動的，不敢越雷池壹步，要麽他是卑躬屈膝，唯命是從。完全沒有主見，創新精神也無從談起。秘書要追求自我實現，實現自我價值。他們必須是領導者的好助手，他們必須將自我意識融入到角色扮演中。在角色中反映妳自己。把自己塑造在壹個標準化的角色位置上。21世紀高科技時代，人們思維方式的深刻變革是必然趨勢。衡量秘書工作質量的好壞，區分秘書工作水平的高低，最重要的標準就是看其協助領導決策和執行的效果如何。“學科盲”的秘書很難輔助領導科學決策。科學知識和人文知識有著不同的歷史和特點，但又有著千絲萬縷的聯系，共同構成了壹個完整的社會文化。但長期以來，兩者之間壹直存在隔閡，人文學者往往認為科技學者樂觀主義淺薄，不關註人的處境；而科技學者認為人文學者缺乏遠見。他們只熱衷於關註藝術和思想存在的那壹刻，但對待問題的態度卻明顯不同，甚至很難在情感中找到* * *的基礎。這種文化分割直接導致了人才素質培養的單壹性和偏向性。秘書教育的主體來源於文學教育，傳承於其母體中國語言文學，具有非常濃厚的人文色彩。秘書學的基礎課大多是語言文學。甚至。受社會浮躁心態和功利主義的影響，他們只註重人際交往的“技巧”和變通的藝術，所學的課程幾乎與科學無關。受漢字的影響，中國人在加強具象思維的同時，忽視了抽象思維能力的培養。抽象思維是培養創新意識的關鍵。立體幾何的學習培養了我們的抽象思維能力；普通邏輯的學習豐富了我們的想象力，延伸了我們的大腦思維。對數學和算術的學習激活了大腦思維的嚴謹性，使我們的思維更加精確和嚴謹。人文和科學的力量與藝術和邏輯的力量是互補的。數理科學不僅賦予了發散思維的秘書專業必要的收斂思維能力，而且使人在秘書工作中更善於理性思考和發現。展示自己，變被動服務為主動服務。我相信我們的創造力會讓我們在工作中更加得心應手。(三)獨立意識——秘書獨立人格的體現
在秘書行業，有很多這樣的職位:秘書是“參謀”、“助手”、“心腹”、“得力助手”、“二把手”，是無名英雄。說到秘書的人品，很多人持有的觀點是，領導清正廉潔，秘書清正廉潔；領導貪汙犯罪，秘書必然行為惡劣。這完全抹殺了秘書人格的獨立性。秘書。混在上下級之間，對上級來說，就是“跑腿”、“打雜”；對於下屬來說，也是領導的“追隨者”。其實很多年後，很多秘書都不確定自己的身份。我常常感嘆“壹無所有”。那麽，秘書的人格在哪裏？
秘書人格的確立必然要求秘書厘清角色意識與自我意識的關系。人的自我意識表現在願望、意圖、興趣、信念等方面。，而且是不斷進步和自我實現的精神支柱。馬斯洛的“需求理論”。每個人進入壹定的自我實現階段後，都會有新的更高的角色形象。在角色形象中展現獨特的自己。
(四)現代意識——秘書與時俱進能力的體現。
21世紀是壹個嶄新的世紀，是壹個知識和技能快速發展和變化的時代。隨著互聯網和電子郵件的廣泛應用，物理時空距離進壹步縮小。辦公室的很多工作，比如各部門文件的傳遞，會議活動的安排，文件的處理，通知的傳遞等。，可以通過電子郵件在瞬間完成。計算機漢語拼音輸入系統的實現，使秘書不用做任何事就能寫壹篇生日文章。辦公高度智能化，將使“山遇海”成為過去，也將秘書從繁重的材料堆中解放出來，提高工作效率，降低工作強度。隨著電腦的普及，固定的上下班時間將被打破，秘書可以在家完成領導交辦的大部分任務。聚集在擁擠的辦公室的傳統景觀將成為人們的記憶。隨著“政府上網”工程的啟動，網上享受信息已成為信息社會的必然選擇。這使得代表時代價值觀的“時間就是金錢，效率就是生命”的口號逐漸變為“信息就是金錢，決策就是生命”。然而，在長期文化習慣的影響下，我們的秘書日常的工作還是以壹種封閉、保守、傳統的方式滿足現狀。時代在變，生活在變，我們的傳統意識也要變:從封閉變開放；變守舊為創新；變保守為寬容；化被動為主動；變傳統為現代。提升秘書的現代意識，應做到以下幾點:壹是公關意識。現代社會，秘書如果沒有壹定的公關意識，是很難立足的。壹個單位如果不懂得塑造自己的良好形象，不懂得知名度和美譽度對單位生存和發展的價值，勢必會在日益激烈的競爭中失去自己的地位和發展空間。群眾是事業發展的基石，如何有效地與群眾溝通是秘書的重要職能。為了做好工作，秘書還必須協調好與單位內部各部門的關系。秘書要在實際工作中強化公關意識，必須掌握基本的公關理論和實踐知識，具有良好的精神面貌和心理承受能力，具有較強的協調組織能力和推廣能力。第二是競爭意識。當今社會充滿了競爭。面對日益激烈的競爭環境，秘書必須增強競爭意識。隨著領導水平的不斷提高，秘書作為領導的助手和參謀，只有不斷挑戰自我，超越自我，才能更好地勝任工作。第三是法律意識。隨著市場經濟體制的建立和社會主義法制的完善，社會產業與法律的關系日益密切。這就必然要求秘書人員熟悉法律知識，樹立強烈的法律意識，否則就很難當好領導依法治國、依法行政的助手。第四是合作意識。當今世界，很多生產和工作都離不開部門和行業的合作，市場經濟的發展加強了人們相互依存、相互合作的社會關系。對於壹個秘書來說，個人再有能力，再有野心，不依靠集體的力量也很難成就自己的事業。因此，秘書應該有意識地加強與其他同事的溝通和交流。只有這樣才能提高工作效率。