行政系統
壹.目的
為加強公司行政事務管理，使公司管理規範化、制度化，提高工作效率，特制定本管理制度。
二、適用範圍
本制度的行政事務管理是指公司的會議管理規定、辦公區域管理規定、文件打印、復印和傳真管理規定、辦公用品管理規定、印章使用管理規定、保密規定、檔案管理規定、辦公電話和電腦使用規定、業務招待費管理規定、差旅費管理規定、車輛管理規定、考勤和休假管理規定、首問責任制等。
第三，工作職責
3.1辦公室負責組織、實施和監督各項管理工作；
3.2其他各部門應遵守各項管理規定。
四、會議管理系統
4.1總則:為規範公司會議管理，做好信息發布和信息上報工作，實現公司信息資源在各部門間的快速有效傳遞，確保會議內容和議定事項的有效落實，特制定本管理制度。
4.2為避免會議過多或重復，全公司所有正常會議均納入例會制度，原則上按常規規定的時間、地點、內容和組織召開。例行會議安排如下:
4.2.1公司周會:每周六下午壹次，公司各部門負責人或近期業務方參加。主要內容是各部門匯報本周工作及下周工作計劃；根據上次會議的安排，逐項檢查實施的完成情況；總經理安排部署下周公司整體工作；需要公司解決的問題等。
4.2.2項目前期或營銷策劃部門進度會議:每周、每月末召開，部門全體人員參加，主要內容總結公司本周/月項目進展或銷售工作；預測下壹個工作周期的項目進展或銷售工作；研究判斷行業發展趨勢，及時處理項目管理或銷售策劃的對策。
4.2.3季度總結會:每季度末或下壹季度初召開，公司全體人員參加，總經理對各部門的工作進行總結和點評，並安排今後的工作方向。
4.2.4臨時會議:因工作需要或其他原因需要召開會議說明的，不定期召開。
4.3主持會議
會議由辦公室負責人召集並主持。如果會議主持人因故不能出席，應指定壹名代理人召集和主持會議。其他會議成員可以書面或口頭形式說明理由，申請並取得召集和主持會議的權利。在這種情況下，獲得召集和主持權的壹方必須盡快召集會議。
4.4所有與會人員應準時到場，不得無故遲到、缺席或早退，並在會議簽到表上簽名。如果因故不能參加會議，必須親自向會議主持人說明原因。
4.5所有會議應有專人記錄，會議紀要應在會後及時整理上報，並在辦公室存檔。
4.6各部門的個別會議由各部門自行組織，部門助理負責保存會議記錄，存檔並報總經理審核。
4.7會議決議事項應由與會人員在會後立即執行，不得拖延或敷衍。
4.8關於會議室使用的規定:
4.8.1壹般規定:為營造良好的辦公環境，給企業客戶壹個完美的企業印象，為規範會議室的使用，特制定以下規定。請自覺遵守，互相監督。
4.8.2會議室桌面必須保持整潔，報紙、雜物等。不得堆放。
4.8.3離開會議室前，檢查是否有遺留物品，椅子必須放回原位，電器設備應關閉。
4.8.4閱讀完報刊後，將報架放回原位，保持報架整潔。
4.8.5會議室透明文件櫃中的文件、書籍及各種物品應擺放整齊。
4.8.6會議室應每天打掃，保持環境清潔。
4.8.7會議室鑰匙辦公室負責保管，非會議時間禁止在會議室休息、聊天、吃東西。
五、辦公區管理制度
5.1壹般規定:為了樹立良好的企業形象，保持整潔的工作環境。提高工作效率，讓每個人都有壹個文明和諧的辦公環境。本辦法制定如下:
5.2工作要求:
5.2.1著裝整潔，保持儀器清潔。根據公司規定簽到。公司員工應提前10分鐘上班，完成清潔工作。如果有任何清潔和衛生，他們需要親自維護其辦公區域的清潔和物品擺放，以保持良好的公司形象。
5.2.2工作時間堅守崗位，不上崗或擅自離崗。員工因工作需要離職時，應向部門主管說明，部門主管應向主管副總經理或總經理說明，並填寫《外出登記表》。
5.2.3工作時間不閱讀與業務無關的書籍和雜誌；不要用辦公室電話與人聊天或處理與工作無關的事情。不要大聲打電話，保持安靜的工作環境。上班時間不要用辦公室電腦玩遊戲或上網聊天。壹經發現，每次罰款50元。
5.2.4辦公區域禁止吸煙，保持辦公區域的清潔。辦公時間應在指定的吸煙區吸煙(客戶可參觀接待室)。
5.2.5除業務需要外，工作時間中午原則上不準飲酒，但適度飲酒不得影響工作。
5.2.6在工作中遵守勞動紀律，愛護公司財產，厲行節約，做好本職工作。同時要互相配合，互相支持，提高工作效率。
5.3工作禮儀
5.3.1提倡講普通話，使用文明語言，不喧嘩，坐姿端正，步履穩健，說話和諧，見面主動打招呼；
5.3.2接電話語氣謙和，接電話實行首問負責制。對於當時無法接聽的電話，主動預約回復時間；如果我不在崗位上，附近員工要主動接聽，並做好記錄，及時通知我。
5.4.辦公環境
5.4.1辦公桌(書桌)應配備整齊有序的辦公用品和辦公材料。書桌(辦公桌)表面清潔；
5.4.2辦公室或車間內的文件櫃、辦公桌(臺)應擺放整齊；
5.4.3檔案櫃內的資料應按時間順序進行整理，便於快速查詢；
5.4.4電腦定位，機器表面清潔；
5.4.5除了必要的辦公用品和美化花草、窗臺。不允許攜帶其他物品；
5.4.6窗簾應懸掛整齊、衛生、整潔，除地圖外，不得在墻上懸掛其他與業務無關的物品；
5.4.7室內地面清潔，物品擺放整齊，無雜物；
5.4.8各部門必須根據本部門的衛生表負責清掃內部衛生，每周六下午上班前半小時為公司制定統壹的清掃時間；
5.4.9公司辦公室每周進行的“5S”檢查不合格。壹經發現，當天值班學生扣10元，部門內部不合格扣10元。
5.4.10辦公室內除飲水機外，不得使用其他與業務無關的電器設備。辦公室內嚴禁存放易燃、易爆、有毒、有害物品。重要物品和資料應由專人保管，值班人員應認真履行職責，發現問題及時報告。
5.5消防安全
5.5.1走廊、樓梯不得堆放雜物，確保道路暢通；
5.5.2復印機、傳真機、打印機、電風扇、空調等電氣設備附近不準堆放易燃物品。下班後能斷電的電氣設備要及時斷電，不能斷電的電氣設備要采取嚴格的安全措施，堅決杜絕安全事故的發生。
5.6下班
5.6.1收拾好辦公用品，關閉電源，關好門窗和防盜門。機密信息和辦公文件應及時銷毀。
六、文件打印、復印和傳真管理辦法
6.1壹般規定:為使公司打印、復印、傳真工作規範化、制度化，節約辦公用紙，特制定本規定。
6.2公司辦公室負責打印機和復印傳真機的管理，所有機器設備應定期檢查，及時維護，確保正常工作和業務。
6.3公司倡導無紙化辦公，所有不必要的文件都是電子文件。
6.4重要文件(管理制度、合同等)的打印和復印除外。)用白紙，打印復印其他材料請用單面紙，減少紙張消耗。
6.5各部門人員在打印或復印時，必須填寫紙張使用登記表，登記紙張的用途和數量。復印100份以上必須經總經理批準，嚴禁復印或打印與工作無關的資料。
6.6每月月底，公司辦公室應根據實際用紙量，連同辦公用品的使用情況壹並上報。
6.7本管理辦法與《辦公用品管理辦法》同時實施。
七、辦公用品管理規定
7.1總則:為規範辦公用品的管理，使其更加系統化、科學化，最大限度地減少辦公用品的開支，確保辦公用品的管理更加規範，特制定本規定。
7.2公司辦公室是辦公用品業務管理的職能部門，負責預算和匯總各部門上報的辦公用品費用，經總經理批準後按月采購發放。
7.3辦公用品的采購應嚴格按照各部門提出的需求計劃進行。各部門提出的每月辦公用品采購需求，要滿足以下兩個條件:1，辦公確實需要，2，在辦公用品的限額內，否則不予采購。各部門每月5日前向辦公室提交辦公用品的請購或采購計劃，辦公室統計後報總經理批準後統壹采購。
7.4辦公室文員采購辦公用品後，應及時辦理入庫手續，同時登記賬目，未辦理入庫手續不得出庫。辦公用品的發放以《辦公用品領取登記表》經部門負責人簽字後生效，不得領取白色物品。沒有正式的領料手續，物品不得離開倉庫。
7.5辦公用品保管員應及時清點辦公用品，核對賬目，如有剩余、短缺或損壞，應查明原因，分清責任，寫出書面報告。
八、印章使用管理規定
8.1總則:為加強印章管理，根據國務院關於行政機關和企事業單位印章的規定，結合公司實際情況，制定本規定。
8.2印章是企業對外行使權力的象征。公司公章由公司刻制並正式發放啟用。其他專用章由總經理簽字批準後由公司辦公室發放，並進行管理和監督。
8.3印章的使用和管理必須嚴格按照本規定執行。任何不符合這些規定的人將被拒絕使用印章。
8.4公司員工外出執行公務或需要出示介紹信、蓋有“廣西南寧奧頓電子科技有限公司”印章的證明等證件時，應書面申請打印，並報公司總經理批準後方可打印。
8.5文件、資料、報表等。以公司名義發出的，必須由公司總經理簽署，經批準後方可印制。文件、材料、報表等。凡需加蓋公司領導印章的，必須經領導本人批準後方可印制。
8.6印章管理人員必須認真審核印章的使用，明確印章的使用目的和內容，確認符合印章使用要求後方可印刷。除存根介紹信和郵政登記外，其他印章必須登記。
8.7如果印章內容不正確、不合理、難以辨認、潦草、塗改或拼寫錯誤，則不得使用該印章。
8.8財務部使用的法定代表人姓名章僅用於財務報表、支票和人事任免。
8.9壹般情況下，不允許在空白信件或證書上蓋章。如確有必要，必須提出書面申請，經公司總經理批準後方可印刷。
8.10壹般應加蓋當年章，章的左邊緣與簽名日期的年份壹致，章下加蓋日期和月份。
8.11印章必須指定專人保管和使用，保管時要鎖牢，確保安全。
九。資料管理
9.1總則:為做好公司辦公室文件管理工作，加強與各項目組文件的對接，使之規範化、合理化、制度化，特制定本規定。
9.2辦公室文件:
9.2.1辦公文件是指根據公司領導的指示、報告、決議、合同、工作計劃、總結、相關部門的重要傳真等需要公司領導確認的文件而發出的正式(文字版和電子版)文件。
9.3文件管理部門:
9.3.1公司辦公室是公司總部辦公文件的管理部門，負責公司日常文件的收發和登記，並對文件進行處理、傳遞、留存和歸檔。
9.3.2辦公室負責監督公司日常文件中涉及的重要工作。
9.3.3公司辦公室負責公司各部門日常文件的對接，對簽發、發送的辦公文件實施歸檔管理，經領導確認後移交各部門進行檔案管理和歸檔。
9.3.4各部門應指定專人負責文件的管理、收發、傳遞、報告和登記，並按本條規定對各部門文件進行管理。
9.4文件收集:
9.4.1公司每天有統壹的對外傳真電話，外部發來的傳真文件由公司辦公室收集並登記；各部門提交的文件最終經領導確認後，報公司辦公室登記備案。
9.5文件的發送
各部門發送的傳真必須在公司辦公室登記後才能發送。具有重大法律效力和涉及公司利益的決議、合同、通知等文件，在發送前應提交總經理批準。文件應以文本形式發送。如需電子版，需經總經理批準後方可發送。
9.6文件的分發
公司辦公室應對收到的文件進行審核，普通文件按文件範圍傳遞到各相關部門。對於各部門反饋的急需解決的問題和關系到公司利益的重要文件，記錄備案，向總經理匯報，根據領導的指示反饋給各部門，並歸檔。積壓的文件不能拖延。
9.7文件借閱
9.7.1公司各部門如需查看或借閱文件，需在公司辦公室辦理借閱手續，並註明借閱時間和原因。
9.7.2公司各部門借閱或查看公司機密文件應向總經理報告，經領導批準後，公司辦公室方可辦理。
9.7.3公司的所有文件均應以文字形式借閱。因特殊情況需要借閱電子版的，需以書面形式提出申請，經部門經理同意並報總經理批準後，公司辦公室方可借閱。
9.7.4各部門和項目組在借閱文件時應確保文件的完整性。未經分管領導同意，不得私自復印文件並帶離辦公區。
9.8工程監督
9.8.1公司辦公室對文件涉及的工作進行監督。對於各部門提出的問題、需要總部確認的事項和總經理交辦的其他部門的工作，相關部門應根據事件的緊急程度進行回復，最遲不超過48小時。超過48小時未回復，視為拖延工作，扣除部門負責人績效分。
9.8.2各部門傳真的收發應在工作時間內完成，做到當天文件當天處理。下班時間(下班時間和節假日)後，收到的傳真文件將於次日登記處理。如因特殊原因需要在工作時間以外發送傳真，應在當天下班前在公司辦公室登記。
9.9工作要求
9.9.1公司辦公室人員當天辦理文件，不得積壓或拖延。嚴格執行公司日常辦公文件的簽收、發送和歸檔管理，防止重要文件丟失。
9.9.2公司日常辦公文件應定期清理和銷毀，禁止將公司日常文件和資料出售給廢品收購站或攤販。
9.9.3如發現辦公室文件丟失，當事人和部門應迅速查明情況並及時向上級領導匯報，各部門根據情節輕重給予當事人相應的處罰。
9.9.4各部門應嚴格執行《辦公文件管理辦法》的規定。如遇文件管理問題，公司將視情節追究當事人相應責任。
X.文件的保密性
10.1壹般規定:公司文件的管理是公司建立的機密技術和商業信息，對公司的發展，提高在同行業中的競爭地位，增加收入和利潤有重要影響。
10.1.1制定本制度的目的是確定和保護公司的機密文件，包括公司掌握的有關客戶或合作單位的機密信息；確認的策劃稿也是公司的重要資產，公司員工對公司機密文件的保密負有責任。
10.1.2本制度適用於公司所有員工。
10.2保密範圍和密級的確定
10.2.1公司機密文件的密級分為“機密”和“秘密”。
10.2.2保密是重要的公司文件，泄露會嚴重損害公司的權益。主要包括:
10.2.2.1公司重大決策中的保密事項。
10.2.2.2公司尚未實施的經營戰略、經營方向、經營規劃、經營項目和經營決策。
10.2.2.3公司召開的合同、協議、意見及重大會議紀要。
10.2.2.4公司編制和規劃的各類項目的可行性方案和報告。
10.2.2.5公司財務預算報告及各種財務報表和統計報表。
10.2.2.6客戶名單、營銷計劃、貨源信息、價格等業務信息。
10.2.2.7與新產品開發相關的各種技術信息。
10.2.2.8新產品設計方案、圖紙、產品標準等技術資料。
10.2.2.9公司確定的其他保密事項。
10.2.3秘密是指公司的壹般機密文件，泄露會損害公司的權益。主要包括:
10.2.3.1公司持有的尚未進入市場或公開的各類信息。
10.2.3.2公司員工檔案，工資標準，個人資料。
10.2.3.3公司確定為保密的其他文件。
10.3安全措施
10.3.1公司辦公室是公司保密文件的職能管理部門。各項目組應由分管領導指定專人負責保密工作。
10.3.2安全儲存
10.3.2.1機密文件由公司統壹檔案櫃保管。
10.3.2.2個人崗位保管的保密資料，不使用時應存放在抽屜或上鎖的文件櫃中。
10.3.2.3電腦中的機密文件要用密碼保護；特殊機密文件應放在公司的移動硬盤中，並存儲在光盤上。
10.3.3授權使用
10.3.3.1公司在對外聯系和客戶合作過程中，需要提供文件和資料，需事先經總經理批準，並由公司辦公室登記後方可借閱。
10.3.3.2如需借閱、復印、摘抄、復制、傳遞機密文件或已確認的公司可行性報告，用戶必須提出申請，經數據源辦公室、主管領導、總經理批準後，方可辦理相關登記手續。
10.3.3.3公司所有文件只能查看文字版，不能借閱或復印電子版。
10.3.4員工行為要求
10.3.4.1不允許在公共場所、私人交往和通信中泄露公司文件，不允許以任何方式泄露公司機密文件。
10.3.4.2不要窺探其他員工或詢問不在我工作職責範圍內的公司信息。
10.3.4.3未經領導批準，不得擅自將公司文件帶出辦公室。
10.3.4.4公司文件內容不得在公開演講或發表的文章中引用。
10.3.4.5員工調動或辭職時，必須將其管理的所有文件統壹移交給分管領導或公司辦公室。
10.4事故處理
10.4.1公司員工發現公司文件已經泄露或可能泄露時，應立即采取補救措施，並及時向公司辦公室報告；公司辦公室接到報告後，應立即處理，並及時向上級領導報告。
10.4.2對及時發現並采取措施制止公司文件泄露者，公司將給予壹定的經濟獎勵。
10.4.3未造成嚴重後果或經濟損失的，公司給予警告，扣工資200-200 500元不等。
10.4.4泄露公司機密文件，給公司造成重大經濟損失的，公司將予以降職或辭退，並追究相關經濟賠償，或移交司法機關追究刑事責任。
XI。關於使用辦公電話和計算機的規定
11.1辦公電話使用規定
11.1總論:為提高公司工作效率，節約辦公費用，保證溝通，結合公司實際制定本規定。
11.1.2公司電話主要用於業務拓展和對外溝通。禁止電話聊天，禁止打私人電話、語音電話和信息電話。
11.1.3打長途電話盡量簡短，簡明扼要，不打電話。
11.1.4電話鈴不應超過三次。公司人員接聽外部電話的標準用語是:“妳好！奧頓科技公司！”轉接語是:“請稍等！”接聽和撥打電話的語言要規範、簡潔、禮貌。
11.1.5如果電話出現故障，應立即通知公司辦公室，公司辦公室將安排專業人員進行維修。因部門非專業人員維修造成機器報廢或主要部件人為損壞的，由當事人承擔責任。
11.1.6享受電話補貼的人要求手機24小時開機，進行業務聯系。
11.2計算機使用規定
11.2.1總則:為加強公司員工計算機使用的安全性和管理的統壹性，嚴格管理公司固定資產，特制定本規定。
11.2.2公司所有計算機由公司辦公室采購、維護、分發、部署和監控。
11.2.3各部門因工作需要采購電腦配件的，應向公司辦公室提出書面申請，經公司領導批準後統壹采購。
11.2.4公司員工應愛護公司財產，未經允許禁止下列行為:
11.2.4.1擅自打開本公司電腦機箱，或更改、調換、增減元器件、超頻CPU等。
11.2.4.2拆卸電腦部件自用。
11.2.4.3未經許可安裝任何與工作無關的軟件。
11.2.4.4格式化硬盤，私自重裝系統。
11.2.4.5將公司電腦及配件帶到公司外使用。
如違反上述行為，給公司日常正常工作造成損害和經濟損失，公司將給予相應的經濟處罰。
11.2.5有下列情形之壹的，員工應及時通知公司辦公室。
11.2.5.1電腦丟失。
11.2.5.2電腦及配件損壞。
11.2.5.3電腦故障。
11.2.5.4計算機病毒感染或病毒攻擊
11.2.6禁止利用公司計算機和網絡傳播、觀看和操作國家法律明令禁止的視頻、網站和病毒程序，禁止上網聊天、玩遊戲、看電影等與工作無關的活動。行政部將不定期組織檢查。如被發現，每人每次罰款50元，公司按周進行通報批評。給公司造成重大經濟或名譽損失者，將予以降職或辭退，並追究相關經濟賠償或移送司法機關追究刑事責任。
十二、營業性娛樂場所管理規定
12.1總則:為減少公司非生產性支出，進壹步完善公司招待費審批和報銷程序，合理限制各種名目的招待費，特制定本規定。
12.2本規定所稱業務招待費是指公司在經營管理和其他活動中用於接待招待的各種費用。包括餐飲，娛樂，禮品等等。
12.3各部門要加強管理，勤儉節約，反對鋪張浪費，嚴格遵守財務制度和財經紀律。
12.4業務招待申請流程:
如確需招待上級單位、地方關系單位、公司大客戶等外部來訪人員，由接待部門填寫《招待申請表》，註明主辦單位、接待時間、來訪單位及接待人數、陪同人員姓名及人數、接待餐食、接待標準及用餐地點，報總經理批準。根據批準的招待申請表，公司辦公室優先在約定的酒店安排招待。各部門以公司名義招待必須遵守上述程序，不得提前行動。特殊情況必須提前向總經理報告。
如果出差，確因工作需要需要招待，必須提前向總經理請示批準。回到公司後，總經理會在報銷單據上簽字，按照流程進行報銷。
招待申請表壹式兩份，申請人壹份，公司辦公室文員壹份。招待費發生後，申請人應在招待費申請表的實際金額欄註明實際金額。報銷時，招待申請表將與賬單壹起提交給財務審計。
12.5招待和伴隨標準
12.5.1招待費標準:公司級招待費原則上不超過60元，部門級招待費不超過50元，其他招待費不超過30元。具體標準由簽字人在招待申請表中註明。
12.5.2陪同標準:原則上陪同人數不得超過參觀人數。
12.5.3招待範圍:除上級單位、地方關系單位、公司大客戶或市場部接待客戶外，其他行業或單位原則上不得招待客戶，需經總經理批準。公司內部招待原則上只安排工作餐。招待費超過規定標準的，超出部分的費用由經理承擔。
12.5.4禁止行為:
(1)禁止非授權人員掛賬，禁止協議外酒店掛賬。
(2)除現場消費外，禁止向酒店購買煙、酒或其他物品。
12.6招待費報銷程序
12.6.1在公司協議酒店的招待費可以集中報銷(壹般壹個月壹次)或壹次性報出，但在公司非協議酒店的招待費必須壹次性報出。
12.6.2在外地出差報銷招待費和費用時，經辦人員應粘貼發票，填寫報銷單，由事先批準的部門經理簽字，財務審核簽字，報公司領導批準後，再到財務部核實。