第壹條為規範農業行政執法，提高農業行政執法文書制作水平，根據《農業行政處罰程序規定》，結合農業行政執法工作實際，制定本規範。
第二條本規範適用於監督檢查、行政強制、行政處罰等農業行政執法文書的制作。
第三條農業行政執法文書的內容必須符合有關法律、法規和規章的規定，格式統壹、內容完整、表述清晰、用語規範。
第四條農業行政執法文書分為內部文書和外部文書。
內部文件是指農業行政機關或農業法律法規授權的執法機構(以下簡稱“農業執法機構”)內部使用的記錄內部工作流程、規範執法操作程序的文件。
外來文件是指農業執法機關使用的，對執法機關和行政相對人都具有法律效力的文件。
第二章制作文件的基本要求
第五條農業行政執法文書應當按照規定的格式填寫或者印制。
填寫生產文件應使用藍黑色或黑色鋼筆，做到字跡清晰，文字工整。
行政處罰決定書應當打印制作。
第六條文件設置的欄目應逐項填寫，不得遺漏或隨意修改。如果不需要填寫，應該用斜線劃掉。
文件中的編號、時間、價格和數量應為阿拉伯數字。
第七條公文應當使用公文格式，語言應當規範、簡潔、嚴謹、平實。
文件應正確使用標點符號，以避免歧義。
第八條文書中的“案由”填寫為“違法行為定性+案件”，如無農藥登記證生產農藥的案件。
立案偵查取證階段文書中的“案由”應填寫為:“涉嫌+違法行為定性+案件”。
第九條當場處罰決定書、行政處罰備案審批表、查封(扣押)決定書、解除查封(扣押)決定書、行政處罰事先告知書、行政處罰決定書、強制執行申請書、案件移送書應當編號。
“案號”是“行政區劃簡稱+執法機構簡稱+執法類別+行為類別簡稱(如立法、起訴、處罰等。)+年份+序號”。比如北京市延慶縣農業局制作的文書，行政處罰立案審批表的“案號”可以寫成“延農(農藥)利[2012]第1號”。特殊情況下，“執法類”可以省略。
第十條文件中的當事人信息應按以下要求填寫:
(壹)根據案件情況確定“個人”或“單位”，“個人”和“單位”不能同時填寫。
(二)當事人是個人的，應當在身份證或者戶口簿上填寫姓名；地址應填寫常住地址或居住地址；“年齡”要以公歷為準。
(三)當事人為法人或者其他組織的，單位名稱、法定代表人(負責人)、地址等事項應當與工商登記信息壹致。
(四)當事人的姓名應當壹致。
第十壹條詢問筆錄、現場檢查(勘驗)、查封(扣押)現場筆錄、聽證筆錄等文書應當當場向當事人宣讀或者宣讀，並由當事人逐頁簽名蓋章或者按指印確認。當事人拒絕簽名蓋章或者拒絕到場的，執法人員應當在筆錄中註明，並可以邀請其他在場的人簽名。
記錄有遺漏或者錯誤的，可以補充修改，並由當事人在修改的地方簽名或者按指印確認。
第十二條執法文書首頁不足以記錄的，可以附紙質記錄，但應當註明頁碼，由相關人員簽名並註明日期。
第十三條文件中執法機關、法制機構、執法機關的審查或審批意見應當表述清楚，不得有歧義。
第十四條需要送達當事人的外來文件有簽收欄的，應當由當事人直接簽收；也可以由其成年直系親屬簽字，並註明與當事人的關系。
如果文件中沒有簽收欄，應使用送達回執。
第十五條標有執法機關印章的文書，應當由執法機關簽名並加蓋印章，印章應當清晰無誤，並“乘年掩月”。
第三章特定文書的申請和制作
第十六條當場處罰決定書是指農業執法機關適用簡易程序，當場作出處罰決定的文書。
“違法事實”欄應當寫明違法行為發生的時間、地點和違法行為的性質。
“處罰依據和內容”欄應註明處罰所依據的法律、法規和規章的全稱，並具體到條、款、項、目；處罰的內容要具體、明確、清晰。
第十七條行政處罰立案審批表是指農業執法機關在辦理壹般程序案件中履行立案程序所使用的文書。
“案件來源”欄根據檢查發現、群眾舉報或投訴、上級交辦、有關部門移送、媒體曝光、監督抽檢、違法人員供述等情況如實填寫。
“案情簡述”欄應當註明當事人涉嫌違法的事實、證據等簡要情況以及涉嫌違反的相關法律規定，並由案件受理人簽名。
第十八條詢問筆錄是指為查明案件事實、收集證據，向有關人員調查了解有關案件情況的書面記錄。
詢問筆錄應當記錄被詢問人提供的與案件有關的全部信息，包括案件發生的時間、地點、情況、事實經過、因果關系和後果。
詢問時應當有兩名以上執法人員在場，並由壹名被詢問人制作筆錄，進行詢問和回答。詢問人不回答或者拒絕回答詢問人提出的問題的，應當明確表示“不回答”或者“沈默”等詢問人的態度，並用括號標明。
第十九條現場勘驗(檢查)記錄是指執法人員對與涉嫌違法行為有關的物品和場所進行檢查或者檢驗的文字和圖表記錄及說明。
現場檢查(檢驗)記錄應當全面、客觀、準確地記錄被檢查貨物的名稱、數量、包裝形式、規格或者檢查的具體部位、範圍、條件。
如需繪制檢驗圖，可另附紙。
現場勘查圖、拍攝的照片、錄像等資料應當在筆錄中註明。
第二十條抽樣取證憑證是指執法人員在執法過程中，對涉嫌違法物品進行抽樣取證或者送交有關部門鑒定所制作的文書。
取樣應按照相關技術規範的要求進行。抽樣檢驗的樣品應當在現場封存，並由當事人和執法人員簽名或者蓋章。
第二十壹條產品確認通知書是指農業執法機構為了確認從非生產單位取得的樣品的真實生產單位，向被標註的生產單位發出的文件。
產品確認通知書應當準確填寫產品樣品的相關信息並附照片，以及要求相關單位確認的期限。
第二十二條抽樣取證憑證和產品確認通知書各欄信息按照商品(產品)包裝、標簽上標註的內容填寫，“許可證號”欄按照商品(產品)包裝、標簽上標註的許可證號、批準文號、註冊證號填寫。
第二十三條證據登記保存清單是指農業執法機關在調查案件過程中，對可能滅失或者以後難以取得的證據進行登記保存所使用的文書。
執法機關應根據需要選擇就地或異地保存。
執法機關可以對登記保存證據的有關物品和場所予以封存。印章應註明日期，並加蓋執法機關印章。
保存物品的名稱、規格、數量、生產日期、生產單位等應當在文件中記錄清楚。
第二十四條登記保存物品處理通知書是指農業執法機關在規定期限內對登記保存物品作出處理決定並告知當事人的文書。
處置通知書應當載明當事人姓名、登記保存時間、具體處置決定。
執法機關可以根據具體情況列出物品清單。
第二十五條查封(扣押)決定書是指農業執法機關在案件調查過程中依據有關法律法規對涉案場所、設施或者財物采取強制措施，實施查封(扣押)的文書。
查封(扣押)決定應當載明下列事項:
(壹)當事人的名稱和地址；
(二)查封(扣押)的理由、依據和期限；
(三)被查封(扣押)的場所、設施或者財產的名稱和數量；
(四)申請行政復議或者提起行政訴訟的方式和期限；
(五)執法機關的名稱、印章和日期。
查封(扣押)財產清單壹式兩份，由當事人和執法機關各存壹份。
查封(扣押)時，應當在有關場所、設施或者財物上加蓋印章，並註明日期，加蓋執法機關印章。
第二十六條查封(扣押)現場筆錄是指執法人員對查封(扣押)現場情況所作的書面記錄。
現場查封(扣押)筆錄應當記錄查封(扣押)決定書和財產清單的送達、當事人的到場情況、查封(扣押)過程、當事人的陳述和申辯等相關情況。
第二十七條解除查封(扣押)決定書是指經農業執法機關調查核實，依法解除查封(扣押)場所、設施或者財產的強制措施並告知當事人的文書。
執法機關在作出解除查封(扣押)決定時，應當視情況制作查封(扣押)財物清單。解除查封(扣押)的財產應當與查封(扣押)時的財產核對無誤。部分解除查封(扣押)財產時，清單應當載明解除查封(扣押)財產的具體情形。
第二十八條案件處理意見書是指執法人員對案件進行調查後，報執法機關負責人審批的文件、證據材料、調查結論和處理意見。
“調查結論和處理意見”欄由執法人員根據案件調查情況和有關法律、法規、規章的規定提出。立案所依據的違法事實不存在的，應當載明建議終止調查、結案等內容；依法應當給予行政處罰的，應當寫明行政處罰的種類、幅度和法律依據。從重、從輕、減輕處罰的，應當說明理由。
“執法機關意見”和“法制機構意見”欄目應分別註明具體審核意見，並由負責人簽字。
“執法機關意見”欄，農業執法機關負責人應當陳述意見。對重大、復雜或者爭議較大的案件，應當註明由執法機關負責人集體討論。
第二十九條責令改正通知書是指農業執法機關根據有關法律法規的規定，責令違法行為人立即或者在壹定期限內改正違法行為的文書。
責令改正通知書應當載明改正的具體要求、期限和法律依據。
法律法規規定應當將責令改正作為行政處罰前置條件的，應當在《責令改正通知書》中註明逾期未改正的，由執法機關依法處理。
第三十條行政處罰事先告知書是指農業執法機關在作出行政處罰決定前，告知當事人擬作出行政處罰決定的事實、理由和依據以及當事人依法享有的權利的文書。
執法機關應當根據案件是否符合聽證條件，決定適用壹般案件文書還是聽證案件文書。
行政處罰事先告知書應當載明當事人的違法事實和證據、違反的法律規定、擬作出的行政處罰的種類、幅度和法律依據，並告知當事人享有陳述和申辯的權利、要求聽證的權利和法定期限，註明執法機關的聯系人、電話和地址。
對違法事實的描述應當完整、清晰、客觀，不得使用結論性語言。
第三十壹條行政處罰聽證通知書是指農業執法機關決定舉行聽證並告知當事人的聽證通知。
《行政處罰聽證告知書》應當告知當事人舉行聽證的時間、地點、方式(公開或不公開)、主持人姓名、工作單位和職務以及申請回避、委托代理人等事項。
第三十二條聽證筆錄是指農業執法機關對聽證過程和內容的書面記錄。
在“聽證主持人”、“聽證員”、“書記員”欄分別填寫相關人員的姓名、工作單位、職務。
《聽證筆錄》應當載明案件調查人員提出的違法事實、證據和處罰意見，當事人陳述和申辯的理由，是否提供新的證據、證人證言、質證過程等內容。
案件調查人員、當事人或者其委托代理人應當逐頁簽名或者蓋章，並在最後壹頁註明日期；證人應當在記錄其證詞的那壹頁上簽名。
第三十三條行政處罰聽證報告是指聽證結束後，聽證主持人向執法機關負責人報告聽證情況並提出處理意見的文件。
“聽證基本情況匯總”欄應填寫聽證的時間、地點、案由、聽證參加人的基本情況、聽證確認的事實和證據。
《聽證結論和處理意見》應當由聽證人員根據聽證情況對擬作出的行政處罰決定的事實、理由和依據進行判斷，並提出傾向性的處理意見。
聽證主持人向執法機關負責人提交報告時，應當附聽證筆錄。
第三十四條行政處罰決定審批表，是指執法人員在事先獲知當事人的申辯或聽證情況及處理意見後，報執法機關負責人審批的文件。
“陳述申辯或聽證”欄應當如實陳述當事人的陳述申辯或聽證情況。
“意見”欄，由執法人員提出維持或變更行政處罰通知書，提前作出處罰決定。
第三十五條行政處罰決定是指農業執法機關依法適用壹般程序，對當事人作出的行政處罰決定。
對違法事實的描述應當全面、客觀，明確違法行為的基本事實，即發生的時間、地點、人員、采取的方式或手段、造成的行為後果等。；列舉證據時，要註意證據的證明力，說明證據的作用和證據之間的關系。
對當事人陳述和申辯的采納情況及理由予以說明；經過聽證程序的，應當在文書中載明。
作出處罰決定所依據的法律、法規、規章應當寫明全稱，列出適用的條、款、項、目，並引用法律原文。
依法從重、從輕或者減輕處罰的，應當說明理由。
第三十六條回執是指農業執法機構將執法文書送達當事人時收到的證明文件。
“服務單位”是指執法機關；“送達人”是指執法機關的執法人員或執法機關委托的相關人員；“受送達人”是指本案的當事人；“受送達人”不是當事人的，應當在備註欄註明其身份和與當事人的關系。
第三十七條罰沒物品記錄是指農業執法機關依法處理罰沒物品的書面記錄。
處理筆錄應當載明處理沒收物品的時間、地點和方式，參與處理的執法人員和執法機構負責人應當在筆錄上簽名。
第三十八條行政處罰結案報告是指案件結案後，執法人員報請執法機關負責人批準的文件。
結案報告應當對案件處理情況進行總結，如給予行政處罰，應當明確處罰決定的內容和執行情況；不予行政處罰的，應當說明理由；撤銷案件的，應當說明撤銷的理由。
第三十九條行政處罰決定執行催告書是指農業執法機關申請人民法院強制執行前，督促當事人履行義務的文書。
《履行行政處罰決定通知書》應當載明當事人姓名、行政處罰決定的送達方式、履行義務的方式和數額，並加蓋執法機關印章。
第四十條強制執行申請書是指農業執法機關向人民法院申請強制執行的文書。
強制執行申請書應當載明申請人和被申請人的基本信息、行政處罰決定、送達情況和申請內容，並由執法機關負責人簽名，加蓋執法機關印章。
第四十壹條案件移送書是指農業執法機關在執法過程中向其他主管機關移送案件的文書。
案件移送書應當載明移送單位名稱、移送案件的基本情況和移送依據。
第四章文件的歸檔和管理
第四十二條壹般程序案件應當按照壹案壹卷分組；如果材料太多，可以不止壹種情況。
簡易程序案件可以合並成多個卷宗。
第四十三條卷內文件材料應當完整，無重復或多余材料。
第四十四條案卷應當制作封面、目錄和參考表。
封面應當包括執法機關名稱、標題、辦案起止時間、保管期限、卷內頁數等內容。封面標題應由當事人和違法行為兩部分組成，如無農藥登記證生產農藥的情況。
卷內目錄的內容應包括序號、標題、頁碼和備註，並按卷內文件材料的排列順序逐壹填寫。
編制表應當填寫卷內需要說明的信息，並由歸檔人和檢查員簽字。
第四十五條案卷材料應當按照下列順序歸檔:
(a)案卷的封面；
(2)卷內內容；
(三)行政處罰決定書；
(四)立案審批表；
(五)當事人的身份證明；
(六)詢問筆錄、現場勘驗(檢查)、抽樣取證、證據登記保存清單、登記事項處理通知書、查封(扣押)決定書、解除查封(扣押)決定書、鑒定意見等文書；
(七)檢驗報告、銷售憑證、許可證及其他相關證據材料；
(八)案件處理意見、行政處罰事先告知書等。；
(九)行政處罰聽證通知書、聽證筆錄、行政處罰聽證報告等聽證文件；
(十)行政處罰決定審批表
(十壹)收據等收款憑證；
(十二)執行票據等材料；
(十三)罰沒物品記錄等。；
(十四)履行行政處罰決定通知書、強制執行申請書、案件移送書等。；
(十五)行政處罰結案報告；
(16)準備形式。
第四十六條錄音錄像等不能與文件裝訂的證據材料應當裝入證據袋，並寫明錄音內容、數量、時間、地點、制作人等。應做好標記並隨卷歸檔。
第四十七條當事人申請行政復議、提起行政訴訟或者行政機關申請人民法院強制執行的案卷，可以在結案後附在原案卷內。
第四十八卷文件材料應當用阿拉伯數字書寫，從“1”開始；頁碼寫在手寫頁面的正面右上角和背面左上角；折疊壹大塊材料後，要把頁碼寫在手寫頁的右上角；A4橫向印刷材料在書寫頁碼前，字首應朝向裝訂線。
第四十九條檔案裝訂前應做好檢查。應清除文件和材料上的金屬物品，如訂書釘。損壞的文件和資料應修復或復制。小紙片應該粘貼在A4紙上。如果紙張比卷面大，應先對折，再根據文件大小向外折疊。字跡不清的材料，應附復印件。
第五十條檔案應當整潔、美觀、固定、不散頁、不字跡潦草、不掉頁，便於閱讀。
第五十壹條辦案人員完成立卷後，應當及時向檔案館移交立卷。
第五十二條歸檔的文件，未經許可不得增刪，不得修改文件內容。
第五章附則
第五十三條本規範由農業部負責解釋。
第五十四條本規範自2012 11+0起實施。2006年5月9日《農業行政執法文書制作規範》(農發[2006]4號)同時廢止。