公文是為領導活動服務的,是領導從事行政領導管理活動的重要手段。因此,能否真正理解領導意圖,是決定公文寫作成功與否的壹個非常重要的環節。
(壹)公文寫作與領導意圖的關系
在辦公室工作,應該明白,也必須明白公文寫作與領導意圖的關系。公文和壹般文章最大的區別就是“公”姓是公文。公文寫作必須體現“公務”的特點和內涵。公務活動的特點是層級領導,層級負責的原則也應體現在公文寫作中,即寫作的目的和要求必須符合領導的意圖,由領導做出最終決定。“公務”的內涵表明,公務活動是有組織、有針對性的,是在領導期望達到的目標下,以壹定的方式進行的,書面工作也不例外。換句話說,公文的成功很大程度上取決於領導的認可和滿意。
壹般來說,公文寫作有兩種,壹種是職務寫作,壹種是任務寫作。所謂職務寫作,即做什麽事,寫什麽公文,是在自己的工作中記錄、表達、傳遞公文所必需的,所以是局部性、例行性的,涉及的公文跨度較小。職務寫作,寫作者最熟悉自己業務工作的情況和特點,預留的素材相對集中,專業性強,語言和格式相對集中。同時,由於領導的意圖,通常以批示和口頭方式傳達,並由領導親自簽署。相對來說,寫作難度較小,壹般容易得到領導認可。
委托寫作,即“命題作文”,是指寫作者雖然不從事具體工作,但領導安排承擔該工作的寫作任務。領導講話、工作報告、工作意見、會議發言等。在公文中,以及領導交辦的其他寫作任務,都屬於委托寫作。委托寫作的內容往往是全局性、綜合性、指導性、思想性的。除了要把握好上面提到的五個寫作要點之外,體現領導的意圖,運用領導的思維方式,符合領導日常的講話習慣和風格,是非常必要的。委托寫作有壹個重要的原則,就是誰受誰的指使,文章的思路和特點服從誰。在此基礎上,整合相關政策、精神和理論,闡述領導人意圖,使委托寫作得以持續。寫作時壹定不能人雲亦雲,沒有主見。但絕不能固執己見,把自己的觀點強加給領導的意圖,寫進正式文件。
(二)如何理解領導意圖
需要明確的是,理解領導意圖不等於理解領導的個人意圖,而是理解領導小組的工作意圖,但不排除領導獨特的想法和壹些話。了解領導意圖的方法有很多,主要有以下幾種:
壹是學習黨和國家的路線、方針、政策、法律和重要規劃,了解各個時期突出的方針政策。這是因為領導意圖本質上是黨、國家和人民意誌的具體體現。所以,把握這方面就把握了整體的領導意圖,這是領導意圖最重要的部分。
二是主動借機參加壹些會議,了解上級領導在壹個時期內要安排的工作重點、工作原則、工作要求和工作措施,掌握領導的活動意圖和動態。領導的行政活動是領導意圖的具體表現。了解領導活動的動態,有助於加深對領導意圖的理解,有助於將其具體化。
第三,積極參加領導參加的活動,經常和領導聊壹些問題,了解領導認為的熱點問題。要掌握領導每天講的重要思想和觀點,連貫思考,對領導的思想狀況有壹個系統的、整體的了解。
第四,直接具體地接收領導的指示,最好是當面向領導咨詢壹些熱點、難點、疑點問題的相關解決辦法,澄清壹些模糊的問題。這樣可以避免寫完稿子後大改,甚至推倒重來。
(三)熟悉領導者的領導習慣
要理解領導意圖,還要熟悉領導的思維模式、常用工作方法和說話習慣。這裏我想說的不是習慣的好壞,而是說話人自己特有的東西。很多公文,尤其是講話、報告的文字材料,都要按照個人的思維習慣、說話習慣來寫,讓文稿基本符合說話人的特點,才能達到更好的效果。通過聽、說、議、讀等多種渠道,從領導講話中了解個人特點,再將這些特點體現在公文中。否則,文與人的習慣性特征不統壹,無論是領導還是觀眾都會有壹種陌生感或不習慣感,達不到預期的效果。另壹方面,公文的特點與領導習慣相去甚遠,不被領導重視和接受,難以完成自己的工作,不利於發揮自己的影響力。
熟悉領導的思維和說話習慣並不難。只要認真聽幾遍領導的講話,基本特點就熟悉了,再琢磨分析,壹般就適應了。這個適應過程通常可以縮短。
壹個是感受和分析說話人的思維特點。思維是指理性認識或理性認識的過程,是對客觀事物的間接的、概括的反映。語言是思維的工具,但人類思維的規律性也體現在語言上,語言表達符合思維的規律性。要熟悉領導者的思維習慣,主要是看語言的邏輯性和思維的邏輯性是否強,分析形象思維和抽象思維、感性思維和理性思維、縱向思維和橫向思維、正向思維和逆向思維的特點,全面分析和總結特點。熟悉領導在分析中的思維規律,很容易使寫出來的文章被領導接受。有些稿子寫出來後被領導擺架子,往往是思維特點不同造成的。
二是感受和分析說話風格。要註意說話人的語氣結構和幽默。聲調結構是指說話人語言中的聲調構成。不同的人由於修養和地位的不同,往往會形成自己的聲調特點。分析語氣的結構,註意各種語氣的分布和比例,確定說話人語言的語氣。同時,也要註意領導的幽默特點,這也體現在寫作中,使演講活躍而富有生活氣息。
三是感受和分析演講者的觀點和工作方法。領導在不同場合講話,既是壹種說服教育引導的思想溝通方式,也是壹種行政領導方式。為領導起草的文章能不能站得住腳,很重要的壹個方面就是文章能不能體現領導在工作中的觀點和工作方法。在某個時候,領導對某個問題有相對穩定的看法,對某項工作有壹定的見解,離開這些看法和見解,自然不會被領導所接受。因此,平時要註意領導的主要談話精神、思想認識和對某些方面工作的主要看法,經常使用規範的詞語和表達方式,充分運用到寫作中去。
四是感受和分析演講者的理論水平。理論是指概念和原理的體系,是系統的理性認識。科學理論是對客觀事物的本質和規律性的正確反映,其重要意義在於能夠指導人們的行動。了解主講人的理論水平,可以把握文章的合理性,避免出現領導經常講實際問題,講稿過於理性的情況;而經常講理論問題的領導,講話太理性了。不管講義的合理性如何,都要註意理論和實踐的結合。沒有理論指導的實踐是盲目的實踐,脫離實際的理論是空調的理論。
五是感受和分析說話人的分析和綜合能力。分析的綜合能力是指能否正確、準確地分析事物的各個方面,能否正確、準確地結合起來,把握矛盾的總體、事物的本質及其發展規律。分析和綜合貫穿思維的全過程。只有抓住了說話人的綜合分析能力,才能在起草文字的過程中確定理性分析的“平臺”,讓領導覺得文章與自己對客觀事物的分析理解能力是壹致的,要求是壹致的。
第二,系統儲備材料和意見
有充足的材料是寫好公文的基礎。寫文章其實就是對素材進行歸納、消化、加工、升華的過程。儲備材料有兩層意思,壹是有大量的文字材料,二是平時多註意思考,進而形成壹群見解獨到的觀點。
(壹)平時註意材料的收集和分析
公文寫作壹定不能憑主觀想象,而要有充分的材料,這就提出了材料收集和分析的問題。收集材料就是掌握材料,包括全面的信息、重要的數據、生動的事例、重要的思想。材料是公文寫作的基礎,就像建築壹樣,必須有水泥鋼筋、木材、石材、磚等建築材料。需要註意的是,“準備材料”壹定要充分,“材料”要包括思路,尤其是壹些戰略思路。有些人覺得收集素材不重要,不認真,但往往在寫的時候有了新的認識,感覺到了它的利用價值,後悔沒有積累,來不及找時間,甚至找不到。有時候壹些積累的材料,平時可能用不到,但是壹個想法,壹個例子,壹句話,關鍵時候可以用。這個素材沒有白積累。所以不能積累太多,也不能用太多,這可能是材料積累和使用之間的壹個特性。收集素材主要有三種方式。
1,調查研究,獲取第壹手現實材料。寫“講話稿”、“意見”、“計劃”時尤其需要這個依據。通過調查獲得的第壹手材料往往是具體的、生動的、真實的、可靠的、印象深刻的、感受深刻的。深入實際,群眾和現場往往處於復雜多樣的局面,各種矛盾、問題和思想認識交織在壹起。這就要求我們在調查了解情況時,要堅持實事求是的思想路線,不能只盯著書本不放,要堅持真實,不看風,不跟風,不找各種框框、削足適履、歪曲事實的材料。要客觀傾聽,平等討論,適當提問,註意點與情的結合,對調查材料進行必要的核實。
2.拓寬素材來源,積累二手素材。即收集壹些與書面公文有關的事物的變化,從而分析其發展變化,做出正確的分析判斷,提出有見地的觀點。報紙、文件、會議資料、信息、簡報等與自己工作相關的資料都可以及時記錄,分類積累,使用起來非常方便。這些材料壹般作為背景材料,或作為對比和深入了解的線索,或作為研究分析的參考。
3.做好準備,儲備基礎材料。積累壹些與公文寫作相關的公文,包括法律、法規、政策、文件、講話、紀要等。,甚至收集古今中外壹些精辟的評論作為形成公文觀點和綜合分析的依據,或者直接引用。
調查、收集、積累資料有三忌。壹是避免從利益出發,從工作需要和貫徹黨的方針政策的需要出發;如果從興趣出發,可能會片面、狹隘,甚至有意無意地歪曲材料。二、切忌聽風就是雨,道聽途說,壹知半解,想當然。第三,避免務實的調查收集材料。總之,資料的調查和積累要靠勤讀、勤問、勤思。首先,它應該是廣泛的,其次,它應該是實際的。這樣會讓妳的素材庫和智囊團什麽都有,什麽都齊全,線索清晰,很容易就能得到。
(二)註意加強對材料的系統分析。
公文寫作選材關鍵在於分析。妳得分析選擇。材料所反映的情況錯綜復雜,往往真與假,細與粗並存,表裏難分,相互關聯。要去偽存真,去粗取精,由表及裏進行分析改造。最好的鉆石必須被切割。很多人裝訂了壹本書的資料,但是如果不去分析研究,這些資料就沒有用了,或者說用不上。如果它們失去了效力,那麽積累它們又有什麽用呢?
所謂分析,壹是分析事物之間的復雜關系。所謂分析事物的復雜關系,有很多方面,很難壹壹列舉。比如事物之間的因果關系、概然關系、並列關系(如鷹擊長空、魚飛淺)、隸屬關系、對抗關系等。如果把這些關系搞錯了,妳就寫不出令人信服的報告、講話等文件,甚至鬧笑話。只有理清關系,才能發現規律,才能正確反映規律。二是分析材料的典型性,即在壹定範圍內的普遍意義,善於分析材料的代表性和價值。分析材料的時候,要站得高,看得遠。不同的人有不同的看法。站得高,從根本上說,就是站在馬列主義的立場上,用科學的世界觀和方法論看問題。要有較高的政治水平,與路線方針政策相銜接,特別是壹個中心、兩個基本點;壹定要有理論高度,討論重大問題,了解全局,看自己的事業。只有這樣,我們才能抓住有價值的材料,實現材料的價值。三是分析材料的真實性,分析真偽,去偽存真。不管問題有多復雜,只要是出於公共利益的“傾聽”,做到這壹點並不難。四是分析材料的內在價值、重量和意義。分析材料最重要的是發現新的情況和問題,快速準確地抓住萌芽的東西。古人雲:“從細節就能看出來。”。現實生活中,有很多代表社會發展和歷史發展方向的新事物。當它們發芽時,它們非常幼小和虛弱。習慣性的力量常常對他們評頭論足,抱怨不得體,條條框框數不勝數,抱著無盡的憂慮。沒有新事物,社會就沒有生活,沒有未來。看待和支持新事物,意義重大。要善於從常人不認同的現象中發現有價值的東西,要善於從表象中看到本質,從個體中看到壹般,從平凡中看到偉大,從現在看到未來。從這個意義上說,要敢於“標新立異”。
總之,只有學會分析材料,才能學會鑒別材料,發現平凡中的不平凡。再者,只有學會分析材料,才能學會選擇和提煉材料,使具體上升為抽象,感性上升為理性。這是要談的壹個方面。
(三)關於儲蓄觀點的系統思考
壹篇好文章要想有見地,只有思想認識達到壹定程度,形成壹批觀點,有很強的邏輯線索,才能形成。歷史上不朽的傑作,都是在思想、生活、情感、觀念的相當積累下,經過提煉加工而完成的。比如作者的名著和代表作品,都是作者在充分的積累和加工條件下寫出來的。同樣,有些作家寫了壹兩本好書就寫不出什麽新東西,也是因為積累不足或者疲憊。我們所說的觀點,其實就是從對客觀事物的分析和認識中得出的結論,是在認識客觀事物運動規律的前提下,如何結合實際有針對性地認識、揭示和解決問題的思想。
寫文章時,我們應該把理性和現實結合起來。有了材料,不能堆砌,要結合實際,理論聯系實際。不真實、空洞、沒有根據,無法說服人,無法具體、生動;沒有不足,就沒有專註,就不會讓人深入思考,啟迪智慧。選材得當可以避免“空”和“長”的問題。
所謂儲備觀,就是要註意積累壹些戰略思想,在必要的時候使用。這樣,在寫文章時,我們就能在對材料的分析、選擇和提煉的基礎上,以邏輯思維為經,以事實敘述和必要的形象描述為緯,編織出漂亮的綢緞。不然現在學銷售,現在想銷售,寫不好。沒有觀點儲備的領導不是稱職的領導,沒有觀點儲備的作家也是不合格的。
觀點是壹個思想活動的問題,與壹個人認識客觀世界和運用所掌握知識的能力有相當大的關系,所以也是壹個素質問題,需要壹定的時間和努力去提高。夢想壹勞永逸,立竿見影,是不可能的。有些同誌在寫公文時,往往擺脫不了抄寫公文的麻煩,東拼西湊。整篇文章從概念到概念,內容模糊,沒有分析和解決實際問題。這種現象往往需要壹個過程來克服。要在實踐中通過理論聯系實際的學習探索,學會調查收集材料,分析材料,提煉材料,學會綜合總結,有敏銳的觀察力。當然也要加強其他方面的修養和鍛煉。
儲備觀的關鍵是把握正確的問題。抓問題是指抓壹個時期內有體現價值的情況。能不能寫出壹篇有意義有分量的文章,首先取決於妳對問題的把握是否正確。準確把握問題,把握思路,把握重點,把握溫度,文章才會有生命力。文字寫的再差也沒關系。只是修改補充的問題。另壹方面,如果不能準確把握問題,寫得再好,雕得再細,也用不上。所謂抓思想,就是現實生活和實際工作中存在這種情況,而且是重要情況,需要中央和上級了解這種情況;把握溫度是當下最需要的情況,不早不晚;抓住了主要的危害,就是抓住了事態最本質最關鍵的部分,而不是拖後腿,篡奪了主人的角色。
要把握題目,就要解放思想,敢於思考,勇於創新。今天,我們需要勇於創新,提出並寫出別人沒寫過的問題,提出並寫出大家都記在心裏但沒寫過的東西,寫出別人沒說過的東西。衡量壹個作家水平的標準有三個:妳寫出了別人沒想到的東西,是最好的;別人想了但沒說出來而妳寫了,這是對的;別人怎麽想,怎麽說,妳說了,就是下壹個。由此可見,抓住問題對提高寫作水平至關重要。
第三,寫作時註意雙層思維。
所謂雙層思維,就是文章,尤其是常用公文的寫作方法。第壹層指的是安排結構、選擇材料的第壹考慮,即根據內容的要求,著眼於“裝腔作勢”的思路。第二層是在基本架子過了之後表達主題。在語言和邏輯上“提煉”,挖掘出中心思想,在文章寫作中按照這兩個層次運行,提出詳細的提綱,形成基本的原型,然後從觀點、論述、案例修辭等方面進行邏輯系統的加工。這樣做往往可以節省大量的時間和精力。原因很簡單。決定稿件成敗的不是個人說了算,而是領導的意見,往往達不到領導的要求。如果把所有的精力和時間都花了,也難得過壹次。再者,沒有重點的使用能量,不利於思考和提高思路的效果,這本身也不利於提高通過率。當然,壹些短小精悍又非常熟悉的文章,要做的瀟灑壹點,效果會不錯。
(壹)設計好文章結構
圍繞主題設計結構是起草文稿的重要策略。壹個寫作任務下來,寫作者首先要在這方面下功夫,而不是壹看到任務就做戰術上的考慮,馬上投入到具體材料的遣詞造句的技術工作中去。首先,文件的起草是從宏觀角度考慮的。就像蓋房子需要壹個設計,壹個骨架,如果設計結構不好,房子的質量就得不到根本的保證,甚至會倒下來。在起草報告時經常看到的重大返工往往在於內容和主要結構。所以編劇首先要讓自己成為壹個有戰略眼光,有領導策略,有布局的人。
結構就是文字的順序,也就是文章內容的組織和安排,也就是立意和策劃。排列結構的基本原則就是四個字:不亂。意思是不死板,不亂。具體要求有四點:壹是提綱清晰,思路貫通;二是層次清晰,段落完整;第三,聯系緊密,邏輯性強;第四,始光明,終堅強。
在編排結構上要考慮以下四點:壹是要充分考慮闡述、分析和解決問題的需要。二、層次段落要根據表達事物本質和特征的需要來安排。三是清晰,易於表達,符合人的認知規律,易於閱讀、理解和接受。第四,各部分、各層次之間有正確嚴密的邏輯和參照關系,貫穿始終,渾然壹體。
公文種類雖多,但基本結構並不復雜。主要有三種形式:壹是縱向結構,遞進式,順序式,倒置式等等。二是橫向結構:壹、二、三、四,橫向排列。三是縱橫結合的結構,如前縱後橫、縱橫交叉等。,常被采用在長篇公文中。如果要寫年度工作總結,前半部分按時間順序總結工作,後半部分摘錄幾條工作經驗,橫向排列。這種寫法就是“前豎後橫”。
通常,層次段落的安排取決於視點之間的聯系,而主次決定細節和順序。壹般有兩種布局方式:壹種是做書面提綱。提綱是詳細還是粗略,取決於公文的內容和作者的寫作習慣。壹般來說,從事寫作工作的人都知道,重要的公文,尤其是很多人寫的,比如領導同誌在大型會議上的講話,都要盡可能詳細地列壹個提綱,甚至每壹段都要細化到幾級,每壹級都要明確哪些問題和精彩的語言。這樣,稍加擴充、打磨、重組,就能成為壹份像樣的公文。二是打草稿。雖然沒有書面排版,但中間有提綱,對於較短、較緊急的公文,往往采用這種方式。
(二)雕琢文章的品質
文章在寫作過程中,要同時做到“精於策略”和“精於戰術”。寫作時要盡可能排除幹擾,保持強烈的寫作激情和完整持續的思考。文章起草的時候,壹定要認真仔細的修改。有人說“文章的百分之十就是改了壹半”,甚至有人說“文章改了”,可見文章的文字修改是非常重要的。
1,深入挖掘主題。修改的重點是十六個字:深化主題、增刪材料、調整結構、潤色文字。壹、深化主題,既有對原有意義的挖掘和深化,也有在特殊情況下改變主題。特別註意主題是否符合上級精神、領導意圖和當地實際。第二,換材料。如果繁瑣,就應該刪掉;不足的,要補充;集中太細的東西;如果觀點脫離了材料,就要調整或改變。第三,調整結構。任何層次不清的段落,鏈接不清,首尾不連貫,都在修改調整之列。第四,打磨語言。第壹,消腫,刪除多余的段、詞、句、詞;二是改變不合語法、不恰當的詞句,修補句子不完整的成分;第三,選擇更好的表達方式,或者對原文進行潤色。
復習的基本方法有:壹、閱讀復習法。自讀自改,或者壹個人讀,大家改,如果在閱讀和背誦的過程中發現問題,用隨筆改正。尤其是領導同誌的講話,這種方法是最好的。二是冷處理。稿件擬好後,往往可以先放壹段時間,冷靜思考,或者看壹些相關資料,再拿出來修改,就能發現它的毛病。三是團體咨詢。稿子寫好後,請熟悉文字或相關業務的同誌壹起討論,集思廣益,共同修改,打破個人能力或認知偏執的局限。時間和條件允許,可以發征求意見稿,大範圍修改。第四是求助。可以請有豐富寫作經驗的領導或同誌幫忙修改壹下。修改的時候,最忌諱的就是保守、不完整、固執,怕別人批評修改自己的文章。妳要知道,要想寫文章有進步,就必須反復修改,尤其是妳願意讓別人修改自己的文章。
2.做好修辭。公文修辭的基本要求是四個字:簡潔(不啰嗦)、切題(不含糊)、清晰(生動)、完整(不遺漏)。換句話說,就是要達到準確、生動、形象、簡潔的語言表達。修辭的方式主要有兩種:壹種是消極修辭,壹種是積極修辭。公文寫作不同於文藝創作。文藝創作主要采用形象思維方式,公文寫作主要采用邏輯思維方式。因此,在公文寫作中,消極修辭是基本的,積極修辭是尋求使用的。消極修辭的主要方法,壹是錘煉文字,二是選擇恰當的句式,使公文看起來和諧、準確、好聽。積極修辭主要運用描寫、替代、引導、變形、排比等手段,使公文生動形象,增強感染力。比如把引進外資和技術比作“水行舟,雞生蛋,樓梯上樓”,把部門合作比作“合唱”。使用正面修辭時,應慎用誇張手法,禁用雙關語。在公文寫作中,要註意使用準確、靈活、響亮的語言。在壹份公文中,如果有幾個耳熟能詳的詞,往往會大大增色,甚至收到意想不到的效果。如“開放東部,開發西部”,如“四項基本原則是立國之本,改革開放是強國之路”。
使用公文語言時,要註意詞義概念的準確性和口語與書面語的區別;要區分事物的不同尺度、大小、重量。比如,壹個村、壹個企業不能說“立了大功”,壹個基層領導同誌不能“作重要指示”;要註意感情色彩的不同,賀信、慰問信的語言風格要溫馨,訃告、悼詞的語言風格要深沈;要善用模糊與透徹、全稱與專名。在特殊情況下,模糊語言往往是最準確、最透徹的語言,比如“取得了壹些成績”、“還有很大差距”,比用數量概念要準確、恰當得多。還需要準確具體地表達時間和數字。公文中的年、月、日不應縮寫。
3.註意改進文風。要寫好文章,壹定要註意文風。我們提倡的文風至少應該有以下幾點:壹是實事求是,不搞虛假誇大;第二,要言之有物,不可華而不實,不可漫無目的;第三,要邏輯嚴謹;第四,必須生動傳神;第五,要簡單樸素。當前文風方面的突出問題是“假、大、空、平、長”,其中最常見的是壹種久治不愈的頑疾。文章不宜過長,否則,重要的東西會被淹沒和沖淡。每當妳總覺得自己的文章太長,說明妳在寫作上有進步。壹定要愛惜筆墨,多寫短小精悍的文章,永遠不要低估讀者的理解水平,永遠不要怕別人聽不懂,反復說。讓文章簡潔最好的方法有兩個:壹是圍繞主題,壹文壹物;二是去掉靴子帽子,開門見山,簡單描述壹下重要的。