如何整理文件和檔案？急！

用新方法組織文檔和文件

事實上，新的文件歸檔方法意味著文件在盒級而不是原始文件級歸檔。但是，不管用什麽方法，檔案永遠不能偏離利用、整理和保護的原則。

這種方式可以達到更好的效果，所以要選擇哪種方式來管理。

傳統的文件歸檔方法(即文件級歸檔方法)是建國以來從前蘇聯延續下來的[1]。新中國成立之初，前蘇聯在列寧領導下制定了壹系列關於檔案的政策法令，為我們新中國檔案制度的建立提供了借鑒。我們聘請了壹批蘇聯檔案專家來教授我們的檔案知識和檔案管理經驗。許多人也被派往前蘇聯學習檔案工作的知識和經驗。經過幾代檔案工作者的理論與實踐相結合，形成了檔案層面的立卷方法。在那個歷史背景下，使用這種方法使我們國家保護了大量的檔案，這是值得肯定的。但隨著現代計算機管理手段在公文處理和檔案管理中的廣泛應用，在檔案的分類排版、整理裝訂、檢索利用等方面明顯顯得繁瑣。復雜低效的缺點給檔案人員帶來了相當大的困難，業務部門也很難掌握。為了更科學地管理文件檔案，國家檔案局於2000年修訂了《文件歸檔規則》(DA/T22-2000)，中國科學院於2006年4月發布了《文件檔案歸檔規範》(ZKY/B002-4-2006)。

自2003年以來，我們研究所使用新的方法來組織文件和檔案。我來說說我自己用新方法整理文檔和檔案的過程，和大家探討壹下。

經歸檔部門初步歸檔後，文件、檔案於次年6月前移至綜合檔案室。

文件和檔案的自我實施

規則後，文件編號必須重新制定。我院檔案編號如下:

檔案號=檔案編碼+年份+保存期限+(分類號+流水號)

例如:

第壹，分類和音量調節

我院文件檔案分類方案按問題分類，即綜合管理、綜合統計、規章制度、黨群紀律檢查、人事教育、科研管理、外事管理、技術基建後勤管理、安全保密、公司管理，可涵蓋我院全部業務活動。有些單位是按部門分類的，那麽後果就是如果部門調整，工作性質就會交叉，不利於檔案分類。

認真核對兼職檔案員歸檔的檔案，根據分類方案進行對比調整，然後根據我院的檔案保管期限表調整每個類別的檔案保管期限。

第二，裝訂

壹般壹個文檔裝訂成壹張，回復和請求可以裝訂成壹張。如果太厚，也可以分成兩塊。同樣，正文和附件、原文和草稿、留言和回復也可以根據情況分別裝訂。但是在整理文件的時候，要相對集中在壹個地方。如果文件歸檔後歸還，也可以放在最後，不改變之前的文件號。

在裝訂方式上，可以使用不銹鋼訂書釘進行裝訂。如果太粗，采用三針線裝訂。

第三，加蓋文件號和頁碼

在每件的右上角加蓋文件檔案號專用章，並填寫內容，包括全宗號、年份、室部號、機構或問題(分類號)、保管期限、館部號等。這裏強調的是房間零件號的填寫，必須從“1”開始按不同存放期的最低順序編號，比如永久存放的綜合管理。然後由“001”編制為“010”，長期保管綜合管理類有10個檔案，再由“001”編制為“010”。這種編譯的優點是可以從最後壹個順序開始添加新文件，而不會影響前後的其他文件。

從“1”開始逐頁編號。

第四，輸入

將文件目錄以“文件”的形式輸入電腦，便於查詢。

動詞（verb的縮寫）文件盒

根據不同類別、不同保管期限的文件厚度，選擇相應的文件盒。原理是同壹類別、同壹保管期限的檔案裝在壹個箱子裏，但當某壹類別的檔案太少時，可以將多個類別的檔案放在同壹個箱子裏，並在箱子脊部的“機構(問題)”壹欄相應地標註多個分類號。

六、備考形式

填寫準備表格，放在每個盒子的最後壹頁。

經過以上五個步驟，整理出壹年的文檔檔案。顯然，新的文件分類方法有以下優點:

1.整理起來方便快捷。每壹卷被印上檔案號和用訂書釘裝訂的時間比每壹卷原始檔案組裝的時間要少得多。計劃把文件的標題寫在50字以內，用線頭裝訂的時間，提高了文件整理的效率。

2.有利於保密。按新方法整理的檔案，可以有針對性地借閱使用某壹個檔案，不會因為使用了壹個檔案就借出壹卷，有利於檔案的保密。

3.充分利用檔案室的存儲空間。取消案卷封面和封底，多個密級檔案可放入同壹個卷盒，充分利用了檔案盒的空間，節省了檔案室的存放空間。以後隨著檔案的增加，這種優勢會更加明顯。

4.易於調節音量。當分類錯誤或者文件入庫時，就有壹個調節音量的問題。文件級生成卷的方式在這方面特別麻煩，很容易破壞文件。在盒級調節音量時，改變排列數相對容易。