(附財務內控制度、合同管理辦法、加班管理制度)
財務系統的設置根據XX項目的具體情況分為核算單元，每個核算單元為壹個成本中心，由每個成本中心、每個成本中心和* * *同壹個成本中心組成物業管理核算體系。
壹.管理計劃
財務系統的設置根據XX項目的具體情況分為核算單元，每個核算單元為壹個成本中心，由每個成本中心、每個成本中心和* * *同壹個成本中心組成物業管理核算體系。
二、管理原則
嚴格監督各管理單位，主要是現金收支的監督、費用的控制、外包合同和物資采購的監督和控制，確保各項費用能控制在預算之內。
第三，財務會計制度
壹般遵循《中華人民共和國會計法》、國家相關稅收法規、物業管理相關規定、《房地產開發企業會計制度》和《物業管理企業會計核算補充規定》等法律或法規。
第四，物業管理制度
(1)物業管理包括物業的保管、維護、使用和維修，以及各種維護和維修費用。
(2)財產實行分級管理。所有財產由財務部記錄，其中工程、機電、設備材料由工程部管理，由各使用部門保管。其他資料由辦公室管理，由各使用部門保管。
(3)財產物資分為固定資產、低值易耗品、辦公消耗品和其他消耗品。
(4)所有固定資產和非消耗性物品應按使用部門進行登記；個人使用和儲存的非消耗性物品根據用戶卡進行登記。
(5)各種物資應在倉庫保管，各倉庫應按品種、規格、型號設帳，記錄各種物品的收、發、存情況，並按月向管理處主任、主管部門和財務部提交月報。
(6)各種物品必須按規定定期檢修。維修計劃由使用部門提出，經批準後，對口部門安排維修。
(7)固定資產損壞時，使用部門應立即向管理部門報告。當損壞嚴重時，必須向管理處主任報告。如果是責任事故，要嚴肅處理有關當事人。
(8)低值易耗品和非消耗性材料損壞時，使用部門或用戶應向相關管理部門辦理更換。屬於人為損壞(包括維修)。應由責任人賠償。
(9)固定資產或低值易耗品報廢時，由使用部門填寫報廢單，經倉庫管理部門鑒定，總財產經理批準後報廢。由歸口主管部門辦理。所有物品在大修或報廢時必須報財務部備案。
(10)固定資產折舊年限按國家規定的各項固定資產預計殘值率為10%。確定其殘值後，采用直線法計提折舊，從投入使用當月的第二個月開始按月計提；停止使用的，從停止使用的次月起停止計算折舊。固定資產提足折舊後仍可使用的，不計提折舊；提前報廢的，不折舊。
(11)各種低值易耗品原則上壹次攤銷。但如果金額較大，則按照使用時間進行攤銷。
(12)購買各類物品必須辦理入庫驗收手續；領取各種物品，必須填寫領料單，經部門負責人簽字批準後辦理領取。庫存物品應至少每月清點壹次。當發生盤盈、盤虧或變質時，應立即查明原因，並向主管領導報告。如果情況嚴重，應該向物業總經理匯報。
(13)各部門的所有收支結算由財務部負責。
(14)庫存現金必須嚴格執行國家有關現金管理的規定。當天發生的收入要送到銀行，壹般不允許坐支。每日平衡，每周填寫現金收支報表，做到賬實相符。如發現現金短缺或盈余，應立即向財務經理報告，並查明原因。重大事故應立即報告給首席物業經理。
(15)銀行存款收支平衡表應每天編制，銀行存款對賬單應每周填寫。月末應取得銀行對賬單，並填寫銀行存款對賬表。
(16)所有對外簽訂的合同都要送到財務部，財務部監督並配合合同的執行。
(17)銀行的結算憑證、發票、有價證券由財務部管理。
動詞 （verb的縮寫）材料管理系統
(1)材料分類:
壹)固定資產:單位價值在1萬元以上(含1萬元)，使用年限在1年以上(含1年)。
二)低值易耗品:單位價值在100元以上-1000元以下，使用年限在1年以上的物品。
三)辦公用品:辦公耗材。
Iv)材料和用品:管理所需的消耗品。
(2)材料采購(工程)申請審批程序
a .所有采購必須由物業管理處填寫，經物業管理處主任簽字後報物業管理公司審批:
a)總金額在500元以上1，000元以下的，由采購部提供1-2報價，經物業管理辦公室主任審批後，報物業管理公司審批；
b)如果總金額在65，438+0，000元到65，438+0，000元之間，采購部應至少提供兩次報價；經物業管理辦公室主任同意後，報物業管理公司批準；
c)總金額在654.38元+0，000元至20，000元之間的，由采購部提供三份報價，經物業管理辦公室主任審批後，報物業管理公司審批；
d)總金額在20000元至50000元以下的，由采購部提供4份以上報價，經物業管理辦公室主任審核，報物業管理公司審批；
e)總金額在5萬元至654.38+萬元及以上的，由采購部提供5份以上報價，經物業管理辦公室主任審核，報物業公司批準。
“采購訂單/項目合同確認表”壹式五份，即
第壹份副本(白色)-由承包商/供應商保留
第二聯(紅色)——物業管理處經理留存。
第三聯(綠色)-由物業管理部會計部門留存。
第四聯(黃色)-采購員在申請付款時向會計部門提交壹份附件。
第五聯(藍色)-存檔於物業管理公司。
C.所有采購和工程項目必須簽訂正式合同，並準備合同原件或復印件供會計存檔；
D.所有采購和工程項目完成並通過相關部門驗收後，會計部方可付款。
E.各物業管理處應指定專人負責辦公用品等低值易耗品和維修材料的收發登記。
(3)材料的接收、使用和保管制度
a)專人使用的固定資產和低值易耗品由使用人登記，並由使用人負責保管；公司和部門使用的物品必須指定專人保管，保管人履行領用手續並負責保管。員工離職或調動時，必須辦理物品交接手續。
b)日常物品進出倉庫必須填寫。倉庫管理人員領取貨物時，必須憑有關人員簽字的領料單辦理出庫手續。
c)各部門領取物品時必須填寫領料單，經部門負責人及相關部門人員簽字後在倉庫辦理領取手續。
d)各部門收集的物品，應建立《各部門收集物品使用登記簿》,包括收集時間、接收者、數量和用途。
e)庫管員及時將收貨單和發貨單送交財務部進行錄入。財務部應定期與倉庫保管員溝通，對庫存物資進行盤點。並對材料的采購、消耗和使用情況進行匯總分析，形成分析報告。
不及物動詞成本控制
(1)嚴格按照預算控制各單位；
(2)嚴格按照規定審核各類財產物資的采購程序和合同報價；
(3)員工貸款必須嚴格執行審批制度。借款人先填寫借款申請表，經部門負責人、財務總監、管理處主任審批後，由財務部辦理貸款。除了零星購買用現金外，所有貸款都用支票或匯票結算。現金貸款不超過1000元，申請人必須還清舊款後才能申請新的貸款。
(4)有關部門費用報銷的規定
a)管理處必須嚴格遵守相關審批程序。凡需采購的物品，必須先填寫“采購/工程合同確認單”，由管理處主任簽字，報物業管理公司審批後，方可進行采購。所有“采購/工程承包確認單”由各部門填寫，交管理處出納統壹填寫並編號。所需內容和數量必須完整。
b)所有報銷必須取得正式發票和單據，必須取得經辦人簽名(全名)；
-市內交通費用:除非出差，不允許打車，特殊情況除外，但必須事先征得管理處主任同意。報銷時，報銷人必須在出租車車票背面註明XX、XX、XX，從XX到XX辦理XX事務，並簽名(全名)。
-辦公用品:各部門如需購買辦公用品，須在每月初填寫《辦公用品申請表》交行政文員統壹申請，並按規定程序填寫《采購/工程承包確認單》，經管理處主任簽字並提交物業管理公司審批後方可進行購買。臨時急需的零星辦公用品必須填寫《零星物品購買單》(附後)向管理處主任提出申請，行政文員審批後臨時購買。其他人員不得隨意購買辦公用品，否則不予報銷。未經授權，任何人不得購買任何收據。如果有必要，他們應該去物業管理部門的財務室領取。
-工程部使用的工具、器具和維修用品必須按月編制預算，統壹使用，並按本規定第1項的要求操作。臨時和緊急維修用品必須填寫“零星物品申請表”，向物業管理公司申請。審批後才能購買，報銷單據要及時傳真給物業管理公司，按規定程序審批。
-通信費用:
①管理處主任手機費用按500元/月標準報銷，超出部分自理。實際費用不足的，按實際數據報銷。但是，呼叫機費用將不再報銷。
(2)管理主管及以上員工按規定每月憑據報銷呼叫機費用(數字機)。
(3)所有其他員工不得報銷呼叫機費用。特殊情況需要報銷叫號機費用的，必須由管理處主任另行書面申請，並必須向已申請報銷的員工詳細說明報銷的必要性。經物業管理公司批準後，自批準之月起按批準標準執行。
(4)報銷人取得通訊費用報銷單據後，應按月及時報銷，下列情況不予報銷:
●如果獲得的原始憑證的客戶名稱與報銷人不符，則不予報銷；
●使用其他月份原始憑證代替當月憑證報銷，或擅自修改原始憑證的，不予報銷；
⑤所有購買的辦公用品和維修用品必須憑發票附清單報銷，否則不予報銷。
(5)報銷程序:
●經辦人員在報銷單據後面簽字後，填寫"費用報銷單"並在"報銷人"處簽字，並將發票單據整齊粘貼在"費用報銷單"後；出納審核“費用報銷單”中填寫的數據與其所附發票單據中的數據是否壹致；填寫的文件內容是否符合有關財務規定；
●管理處主任簽字。
●收銀員在支付現金前將“費用報銷單”及相關附件傳真給物業管理公司審批；
●出納在取得已按規定審批程序審批通過的“費用報銷單”後，履行付款手續，收款人簽字。
蓋章“現金支付”或“銀行支付”；
七、會計報表的規定
(1)月度財務報告應采用統壹格式提交，具體報告如下:
a)資產負債表；
b)收入和支出報表；
c)固定資產清單；
d)各科目余額表(往來賬戶明細必須單獨列表反映)；
e)應收、已收、已付管理費清單。
f)現金盤點表；
g)銀行余額調節表；
h)銀行余額調節表；
壹)財務報表
(2)每月5日為報告日(節假日順延)。為保證報表的及時上報，各管理處的月結日統壹為當月的最後壹天。
(3)所有報表先交物業管理公司，經審計的財務報表交相關部門人員。
附件壹:大型物業公司財務內控制度
公司各部門簽訂的合同必須報行政部和財務部備案，財務部根據合同條款和相關票據進行付款準備。如果合同中途有變動，應提前通知財務部。
壹、財務支出管理
(1)費用索賠
1.現金領取:現金借款人需填寫借款單、付款申請表或業務招待申請表，由部門負責人簽字，財務部負責人、執行總經理審核簽字後，到出納處領取。現金借款人在借款前必須結清之前的借款，否則不允許續貸。
2.領取支票:領取支票時，需要填寫借款單或付款申請單，由部門負責人簽字，經財務部負責人和執行總經理審核簽字後，到出納室登記領取支票，手續齊全後才能簽發支票。
收到支票後應及時憑有效單據報銷，每月二十日前收到的支票必須在月底前報銷；每月20日之後收到的支票必須在下個月10日之前報銷。
(2)費用報銷
1.公司的所有費用必須事先得到執行總經理的批準，並嚴格按照規定的標準支出。
2.報銷流程:填寫費用報銷單-部門經理審批-財務經理審批-總經理審批-總經理審批-退回財務部-結賬。
3、未經批準的開支和超出領導指示限額的開支不予報銷。
4.支出後，雙方必須在賬單上註明支出的細節或原因。
5.每周二、三、四為日常費用報銷日，財務部會在周二前做好現金準備。
6.領導審批報銷的時間是每周四、周五下午工作時間的最後壹個小時。
(3)相關費用說明
1，費用超過1000元的，原則上用支票支付。
2.原則上所有員工的打車票不允許報銷(行政總經理批準的除外)，出差時可以報銷公交車票。
3.公司的下列物品由辦公室購買，發生的費用由辦公室報銷:
(1)本；
(2)辦公用品；
(3)日用品、百貨、飲料、食品；
(4)固定資產和低值易耗品；
(五)毒品；
(6)禮品，所有工作需要的禮品需要由行政部購買。需要禮品者應提前向行政部負責人提交手續齊全的申請表，並填寫《受贈登記表》。
4.公司各部門簽訂的合同必須報行政部和財務部備案，財務部根據合同條款和相關票據準備付款。如果合同中途有變動，應提前通知財務部。
5.財務部會審核費用的真實性，公司會根據情節輕重對虛報者進行處罰或處分。
二、差旅費報銷管理
(1)原則
1.出差前必須填寫出差申請表，交部門經理或主管副總審批，交行政部備案。出差申請表是報銷差旅費的必備單據。
2.每位員工都必須填寫差旅費報銷單，詳細說明每項費用。
3.只有與公司公務相關的費用才會由公司報銷。個人娛樂消費、體育活動、美容美發、酒店房間酒吧、酒水消費等。都不報銷。
4.私人旅行不能和商務旅行混在壹起。如果私人旅行發生在公務旅行之前或之後，私人旅行的費用必須與公務旅行的費用分開。
(2)旅行標準和旅行津貼
1.員工在市內出差，當地交通費經行政部審核後據實報銷(不含出租車費)。
2.長途出差按以下標準報銷:(略)
●A類城市指直轄市和沿海城市，其他城市為B類城市。
●差旅補助包括臨時延長工作時間的加班補助和日常交通費用，因此這些費用不再報銷。
●下屬人員陪同高級人員或客人出差，住宿標準可按高級人員或客人的標準報銷。
●如果不止壹個人出差到同壹個地方，同性別的員工應該住在同壹個房間。為了方便工作，本規定不適用於公司領導。
(3)餐費
●出差用餐津貼每天40元，分為:早餐10元，中餐15元，晚餐15元；
●報銷餐補時，要根據出發和返回時間合理申請；
●項目公司提供餐食的，不允許申請餐食補貼；
●如果妳有壹個社交晚宴，妳可以不報銷當天的中餐或晚餐。
(4)差旅費報銷審批程序
1.提前貸款:如有必要，出差人員可根據出差地點和時間填寫壹份“借款單”，經部門經理簽字後，按公司貸款審批權限提交審批。
2.報銷:每個出差的員工都必須填寫差旅費報銷單，並詳細說明每壹項的費用。所有費用必須提供原始發票和詳細的酒店賬單，證明這筆費用已經發生，特殊情況可酌情處理。
出差人員回到公司後的三天內，填寫好需要報銷的單據，按照公司規定的審批權限，交由相應的部門經理審批、報銷、審批。
違反上述規定，財會人員有權拒絕報銷或要求重新辦理審批手續。
(5)賬單和預付款丟失。
1.預付款壹旦全部預收，應由專人負責保管，如有遺失，由保管人負責。
如有票據遺失，員工應提供適當的解釋報告(如警方證明、酒店或旅行社證明其票據被盜的信函等。)或其他足夠的證明文件(如遺失票據復印件)，可由公司認可並報銷。
第三，溝通成本管理
公司要求所有員工自帶通訊工具。獲得通訊補貼的員工必須保證每天8:00-24:00手機開機，司機，(來自:)部門經理和重要崗位人員工作日24小時開機，周六日不關機。
1.總經理和執行總經理按月報銷，總經理助理在每月最高限額600元內報銷，超出部分自理。
2、部門經理、副經理每人每月最高200元，限額內報銷，超出部分自理。發展部、推廣部、綜合管理部、采購部經理每人每月最高300元，由外省市股東或總部派出人員增加65，438+000元。
3.經執行總經理批準，允許部門負責人、從事特殊崗位的員工、繁忙的外聯人員和司機每人每月最高支付65，438+050元。限額之內，他們報銷，超出部分自理。
4.所有員工的通訊工具必須在綜合管理部登記，作為報銷的依據，未登記者不予報銷。
附件二:物業管理公司合同管理規定
經濟合同正本發生法律效力的，壹份由經理及時送公司綜合管理部編目、登記、保管，另壹份由綜合管理部編號後交財務部保管。其他人員如主管業務和財務的副總經理、經辦部門等將歸檔並留存復印件。
1、經濟合同法是調整平等主體之間經濟關系的法律規範。公司的經濟合同是公司經營的憑證。加強合同管理，對於維護公司合同利益，保證公司經濟效益具有重要意義。
2.綜合管理部負責處理公司的法律事務，管理和檢查合同，監督合同的執行。合同的擬定應嚴格按照國家的法律、法令、法規和政策，認真了解對方的基本情況，註意公司的具體情況，做到文字清楚，定義準確，邏輯嚴謹，敘述規範，結構完整，內容詳細，權利義務和違約責任明確，日期、期限、數字準確；
3.公司對外簽訂的經濟合同應以公司名義進行，並使用公司合同專用章。合同由業務部門起草，財務部、審計部審核，分管副總經理批準，法律顧問審核，總經理或執行總經理簽字(蓋章)，其他人代表公司簽字，需總經理授權方可辦理；
4.對外簽訂經濟合同的程序是:首先由經辦部門經理同意，業務部門起草，財務部、審計部審核，主管副總經理批準，法律顧問審核，總經理或執行總經理批準，然後加蓋合同印章。合同正本由綜合管理部存檔，經辦部門留存復印件。沒有上述審批手續，合同經理不蓋章，財務不付款；
5.合同執行過程中，如需中途變更或解除合同，由原經辦業務部門提出意見，報總經理或執行總經理決定；
6.在經濟合同履行過程中，如發現隱患或糾紛，經理或經辦部門應立即向主管領導報告，並及時采取措施，避免或減少公司的經濟損失，維護公司的合法權益；
7.具有法律效力的經濟合同正本壹份由經理及時送公司綜合管理部編目、登記、保管，另壹份由綜合管理部編號後交財務部保管。其他人員如主管業務和財務的副總經理、經辦部門等將歸檔並留存復印件。綜合管理部歸檔的經濟合同應與各項目或資金的原始附件壹起長期保存；
8.具有法律效力的合同(包括重要附件)，有效期自簽訂之日起至合同期滿之日止。作廢的合同(包括重要附件)自期滿之日起繼續封存十年；
9.復印和分發合同(包括重要附件):除原經辦部門業務需要外，公司經濟合同未經執行總經理同意，其他部門和人員不得復印和分發；
10.合同的借閱:原則上不允許借閱合同正本和副本的原件。
有關人員因特殊原因確需借閱合同文本的，必須填寫“合同復印單”，經執行總經理簽字後可定期復印或借閱，使用後按期歸還保管；
11.合同蓋章和銷毀:無效合同由主管財務的副總經理蓋章。到期的合同在登記簿上登記後銷毀；
12.如果合同丟失，特別是原件和原附件，丟失人應及時掛失，並有責任繼續尋找。查明原因和情況後，應當根據情況及時處理；
13.在合同履行過程中，如有爭議，主辦營業部應根據合同條款和法律規定與對方協商解決。協商不成，需按訴訟程序或仲裁程序解決，需經總經理或執行總經理批準，授權代表公司處理。
附件三:物業公司加班管理規定
部門安排員工周六日加班，周五下班前必須提交休息日值班表。經部門經理批準，報執行總經理批準，並報綜合管理部備案。
(壹)加班管理
1.按照國家法定工作時間，壹周內工作在48小時以內(含48小時)的視為正常工作，加班不算。
2.公司要求員工在正常工作時間內完成工作。如果工作時間沒有按時完成，公司不會確認加班；只有在辦公時間之外協助其他部門或從事特殊業務的員工才能被批準加班。
3.部門負責人及以上有責任和義務按計劃圓滿完成公司分配的任務，不能作為加班處理。
4.不得安排女職工在孕期或者哺乳1周歲以下嬰兒期間加班。
5.為了加強加班管理，公司將提前執行加班申請辦法。如果在規定時間內不能提交申請加班的員工花名冊、加班內容和工作時間，實際加班時間將被視為無效。
6.加班審批
(1)因工作需要或臨時加班安排，才能批準加班；
(2)部門員工申請加班時，應先註明預計加班工作量和預計完成時間，報部門經理批準，再報執行總經理批準；
(3)各部門安排員工周六日加班，周五下班前必須提交休息日值班表。經部門經理批準，報執行總經理批準，並報綜合管理部備案。
7.加班限制
(1)壹般每天不超過1小時，特殊情況下每天不超過3小時；
(2)每月累計加班時間壹般不應超過36小時；
(3)周末和節假日加班按休息日表確定，並在表上註明預計工作時間。除非有特殊情況，實際加班時間計劃可以相差太大，部門經理和主管領導需要對加班時間進行監控和評估。
(2)加班程序
1.凡需加班者，必須填寫《加班申請表》申請加班，經部門經理、總經理批準後方可加班。
2.員工在加班開始和結束時都要在考勤機上打卡，通過加班考勤卡與加班申請的單日審批時間對比計算加班時間。無效加班時間不享受加班津貼，加班卡和考勤卡由個人單獨保管。
3.綜合管理部每個月都會統計加班，加班費在員工工資裏。
(3)加班津貼的計算
1，工作日加班。通常加班公司會根據具體情況給予相應的加班補貼。
2.周末加班。周末加班是月平均日工資的兩倍。
3.法定節假日加班。法定節假日加班為當月日平均工資的3倍。
4.綜合管理部司機在工作時間以外接送客人時，將獲得以下補貼:10元壹趟到站；接站時補貼壹次20元。具體的接車時間和內容應在接車前或接車後及時在綜合管理部填寫登記表，並由部門經理簽字確認。
(4)休假
1.員工加班可以請假，不領加班費。
2.所有休假的員工應填寫壹份申請，由部門經理和綜合管理部經理批準。副經理及經理級以上人員加班需經執行總經理批準，並報綜合管理部備案。
3.半年是休息時間的最小單位。
希望對妳有幫助，謝謝采納！