如何管理AEO認證中的報關專用章？我們必須堅持三項原則和五個重點

公司印章是企業身份和權力的證明。印章合法權威。加蓋印章的文件、函件是受法律保護的有效文件，是公司行使職權、明確各種權利義務的重要憑證和工具，也意味著企業對文件內容承擔法律責任。印章的管理關系到公司經營管理活動的開展，甚至影響到公司的生存和發展。因此，只有制定完善的印章使用管理辦法，才能保證印章使用的合法性、嚴肅性和可靠性，有效維護公司利益，防止違法行為的發生。那麽公司印章應該如何管理呢？我們必須堅持以下三個原則:

1.首先，要建立規範的印章管理制度，如:制度要求專人保管印章，明確印章保管人的職責，強化法律風險防控意識，規範印章刻制、保管、使用、審批管理，定期檢查印章使用情況，使印章管理工作有據可依、有章可循。

2.其次，應建立印章使用登記管理，登記簿由印章保管人保管和登記。蓋章前要有相應的印章申請和審批流程。

3.此外，妥善保管封條，不要隨意放置。註意安全，防止損壞、丟失和被盜，下班時間和節假日做好防盜措施；嚴禁將印章帶出企業。因特殊原因需要時，必須經總經理批準，由印章保管人取走，用後立即帶回。嚴禁在空白介紹信、空白紙張、空白單據、空白協議票據上加蓋公章。

在《海關認證企業標準指南》中，海關總署要求企業建立海關專用印章管理制度的書面文件並有效執行，其中應包括海關專用印章刻制、保管和使用的管理內容，並要求有海關專用印章使用記錄。規範部門(崗位)、人員及職責分工、存放地點和方法。還將檢查使用報關專用章的管理部門(崗位)和人員，保管和使用制度的執行情況，查詢保管和使用記錄。這意味著使用報關專用章要承擔相應的法律責任，報關專用章也是合法權威的。有效規範和管理報關專用章是進出口企業的壹項重要工作。以下是印章管理的五個要點:

1.密封件的類型

公司印章主要有公章、法人章、財務章、合同章、發票章、業務章、部門章。報關專用章是業務專用章。

2、印章刻制

根據《國務院關於國家行政機關、企事業單位和社會團體印章管理的規定》(國發[1999]25號)，公司印章應在當地公安機關指定的刻制單位刻制，企事業單位公章為圓形，中央刊五角星。新印章在刻制後投入使用前應加蓋印章，以備日後參考。印章啟用應提前通知，明確啟用、簽發單位和適用範圍。

我們也了解到海關總署在《海關認證企業標準指南》中也提到，報關專用章也要求對有用印章進行刻制管理。根據《印章制作技術規範》DB 11/T 918—2012的要求，報關專用章的版式要求為橢圓形，如下圖所示:

3.印章保管

公司的各種印章必須由專人保管，公司的公章、公章、法人章、財務章、合同章、發票章由財務部或行政部管理人員保管。業務印章和部門印章可由各部門指定人員保管，印章應留有印鑒記錄，註明印章名稱、啟用日期、接收人、保管人、審批人、圖樣等信息。印章保管必須安全可靠，重要印章要放在保險櫃裏。印章不得帶出企業。如有特殊需要，必須經總經理批準，由印章保管人取走，用後立即帶回。辦理交接手續並簽署交接記錄，交接人簽字確認，明確交接時間、圖紙等信息。印章如有異常，印章保管人員應及時報告，並配合查找。如有遺失，應及時登報掛失，立即停止使用並重新申請刻制印章。

4、印章使用

使用印章必須實行審批制度，使用印章必須向印章保管人提出申請，經批準後方可蓋章。印章的使用實行登記制度，明確印章的用途、數量、申請人、批準人、日期等信息。未經批準，印章保管人不得在文件上蓋章。嚴禁在空白介紹信、空白紙張、空白單據、空白協議票據上加蓋公章，蓋章前需要印章保管人檢查蓋章後的單據是否符合蓋章要求。

5、公司海關IC卡的保管和使用

企業IC卡是企業在互聯網上使用的身份證和印章，包含企業用戶的密鑰和證書，可用於身份認證和數字簽名。是企業辦理網上業務時明確法律責任、保護合法權益的重要工具，必須妥善保存和管理。企業IC卡可分為企業法人卡和企業運營商卡。

企業卡又稱公章卡，是中國電子口岸唯壹代表企業身份的IC卡。法人卡持有者可以申請企業網上營業權，備案自己的運營商卡，管理自己的運營商卡。商務卡視為公章，並指定專人保管。

企業操作員卡由企業法人卡註冊並授權，可在口岸電子商務系統中開展除企業管理和操作員卡申請以外的具體業務操作。操作員卡可分為:有進入權限的進入卡；具有申報權限的申報卡。企業運營商卡持有人可在授權範圍內開展相關業務操作。運營商卡用於確認用戶身份和進行電子簽名，涉及用戶使用系統的安全性和可靠性，也應妥善保管。

商務卡由海關部門經理保管。商務卡的使用必須得到法人報關經理或其授權人的批準。報關行操作員卡由海關部門負責人保管。報關行操作員卡不得擅自轉借，未經批準不得辦理相關操作員卡業務。報關行的操作員卡可以在報關行的職責範圍內使用。IC用完後，要放回保險箱。

報關員操作證在使用過程中如有遺失、失效或信息變更，需通知海關部門經理辦理遺失信息的更換或更新工作。