(壹)指揮和通信的作用
公安文書的指揮溝通功能是指在公務活動中的上傳下達和橫向溝通的作用。公安機關肩負著依法維護國家政治穩定、社會穩定和人民安居樂業以及機關內部正常運轉的重任。壹切正常的工作都必須在嚴格的組織領導下進行。上級對下級的指揮和領導，同級兄弟之間的溝通和交流，都依賴於公安文書的運作。這也是公安文書產生和存在的必然性。
(二)記錄和固定的作用
公安文書的記錄固定功能，是指將公安機關辦理公務活動的目的、過程和結果記錄下來，以文字的形式固定下來，以便日後有據可查。公安行政文書記錄和固定了公安機關開展的壹切工作；公安法律文書記錄和固定了案件的起源、過程和結果，以及案件的偵查和審判過程。
(三)國書和史料的作用
公安文書的憑證和史料作用，是指公安機關辦理公務活動時，文書是決策、執行、鑒定、評價的憑證。隨著依法行政和規範執法的推進，書證和史料的作用將越來越重要。特別是公安法律文書如實記錄了案件受理、偵查、移送起訴的全過程，前壹階段為後期的訴訟活動提供了書面證據。
公安文書也是公安機關接受法律監督、檢驗辦案質量的可靠依據和真實史料。如果有任何投訴或者含糊不清的地方，他們可以通過查閱案卷做出判決，做到公正，維護法律尊嚴。
(四)宣傳教育的作用
公安文書的宣傳教育功能是指文書內容反映公安機關辦理公務活動的意圖，是政策、法律、法規在具體問題或案件上的運用，具有宣傳教育功能。用生動的案例宣傳教育社會主義法制，規範人們的行為，提高人們依法與違法犯罪行為作鬥爭的意識。