(壹)每次執法活動結束後，具體承辦人員應當及時將執法活動中形成的文件材料交檔案管理人員歸檔；
(二)歸檔文件材料應齊全完整，具有保存價值；
(三)應當歸檔的執法文書材料的範圍和分類；1.涉水案件:涉水違法案件受理、立案舉報、現場勘查筆錄、調查筆錄、視聽資料、證言、責令停止涉水違法行為通知書、調查報告、違反水法律法規行政處罰(處分)決定書、送達回執、行政處罰強制執行申請、結案報告等。2.行政復議(不適用於縣(市)):行政復議申請書、行政復議受理通知書、駁回通知書、限期補正通知書、行政復議申請人和被申請人提供的有關材料、證據和答辯、申請人撤回復議申請、行政復議裁定和決定、送達回證；3.行政訴訟:水行政主管部門向法院提交的與案件有關的起訴書、答辯狀、代理詞、與案件有關的材料、證據、授權委托書、判決書、司法文書的復印件；4.統計報表:水行政執法的各種統計報表和其他統計報表；5.規範性文件:與水行政執法、水資源、水工程、地方電力、水土保持、河道管理等有關的法律、法規、規章、決議、決定、指示、批復、通知等。上級下發的，以及相應的解釋、說明和實施細則等。、以及本部門制定和發布的與水行政執法有關的文件、通知和規定；6.其他類:人民來信、來訪記錄和處理意見，在水行政執法活動中拍攝、收集的具有保存價值的照片和視聽資料等。
(4)檔案人員接收文件、檔案時，必須逐壹核對，接收的材料應按類別和保管期限登記在檔案目錄內。登記要準確，字體要工整。第七條執法文書和檔案的整理和保管。
(1)按類別和時間順序將檔案裝訂成冊，填寫檔案目錄，以便檢索和管理；
(二)根據檔案數量和類別，配置相應的存儲設備；
(三)檔案管理人員移交前應辦理移交手續。第八條執法文書和檔案的使用
(壹)為方便檢索，檔案工作人員應編制檔案總目錄，並根據實際情況和工作需要，編制必要的檢索工具和參考資料；
(二)因工作需要，可以查閱、借閱存檔的執法文書。其他部門如需借閱檔案，應經主管部門領導批準辦理借閱手續，並規定借閱期限。第九條各區水行政主管部門，可根據本管理制度的要求，結合本單位的具體情況制定檔案管理制度，並報市水利局備案。
法律依據:《中華人民共和國檔案法》第壹條為了加強檔案管理，規範檔案收集整理，有效保護和利用檔案，提高檔案信息化建設水平，推進國家治理體系和治理能力現代化，服務中國特色社會主義事業，制定本法。