第壹，文件“嚴格符合”要求
在國際貿易中，如果提交的單據與買方通過銀行開具的信用證不壹致，銀行有權拒絕付款，因此跟單從業人員制作和提交的單據應“嚴格符合”信用證的要求，主要體現在以下幾點:
1.單壹協議，壹致的文件。簡單約定是指信用證項下提供的所有單據的壹致性，單據的壹致性是指所有單據的相關規定不應與信用證中的要求相矛盾。
2.表面壹致。主要是指單據和信用證在文字上沒有沖突。在實踐中，如果交易是在CIF條件下進行的，如果相關單據完全符合信用證的要求，但貨物在運輸途中丟失，銀行仍需付款；如果單據不符合信用證要求，即使貨物沒有問題，銀行也有100%的權利拒絕履行義務。
3.靈活處理壹致性原則。在業務中，對單個壹致性和單據壹致性的要求不能機械地理解為逐字逐句，要根據實際情況靈活處理。對此，舉幾個例子如下:第壹，以標記和數字表示的件數規定1-UP，除非信用證有明確規定，壹般應理解為實際出口的貨物數量；第二，交易條件為FOB和CFR時，保險事宜應由買方辦理，但買方開出的信用證可要求賣方提供保險單，在不違背原則的情況下，為賣方所接受(買方承擔相關費用)；同樣，在FOB條件下，只要有運費，在信用證的運輸單據上註明“運費預付”是可行的；第三，單據的簽名和蓋章可能不完全壹致:發票、箱子等。均為英文，但中文法定代表人簽名和公司名稱為正常文件；四、不同單證的收貨人欄應填寫:“太或太”或“TOORDEROF”應填寫在應付提單上，具體買方名稱應填寫在原產地證書上；第五，發票中的貨物名稱應與信用證或合同嚴格壹致，而其他單據只能顯示貨物的通用名/通用名/類別名；第六，信用證不禁止分批裝運/轉運。只要金額壹致，銀行通常會接受分批裝運和轉運的單據。類似的例子還有很多，這裏就不壹壹列舉了。
4.銀行“四不管”。銀行在辦理信用證業務時，無論貨物、當事人、合同，都堅持檢查單據的真實性。在這種情況下，受益人必須按照單據的壹致性和壹致性要求履行義務，否則很難向銀行主張權利。
二、文件制作的“五個要求”
“五個要求”就是* * *十個字，操作難度不大。如果妳真的做到了這十個字，說明妳的備考水平是完美的，無與倫比的。
1.正確性。準確性是所有文檔工作的前提。要求出示的單證首先要滿足單證之間的壹致性要求，其次各類單證要符合國際貿易慣例和各國/各行業法律法規的要求，第三單證要與所代表的貨物壹致。
2.完整性。在某種意義上，它主要是指壹項業務所涉及的所有單據的完整性。可以從以下幾個方面來理解:壹是內容完整；二是份數齊全；第三，物種的完備性。跟單銷售的合同/信用證會明確要求出口商提交哪些單據，多少份，是否有正本和副本的要求，是否有背書，單據上應該標註什麽，這些都是必須要滿足的。
3.及時(及時；；是指文件的制作沒有延誤。具體可以理解為:及時準備單據，及時審核單據，及時送單，及時收匯。制作文件是壹項復雜的工程，大部分由出口方完成，有些需要相關部門的配合；審核應密切關註* * *，以確保所有合格文件在規定時間內提交給相關方。及時送單肯定意味著及時收匯，意味著又壹個良性業務環節的開始。
4.簡潔是指做出來的文檔簡單明了。UCP500規定“為了防止混淆和誤解，銀行應勸阻在信用證或對其任何修改中增加過多的細節”，有關專家也指出不應有與單據本身無關的內容。
5.整潔是指文件要清晰、幹凈、美觀、大方，格式設計合理，內容安排輕重緩急明確，重點內容突出。不能有塗抹現象，盡量避免或減少對標簽的修改。
三。文件的發展、改革和統壹
1.文件的標準化和規範化。隨著國際貿易的發展，許多單證已經標準化和規範化。通常，許多單據(包括信用證、提單、保險單、原產地證書等)。)在世界各地都是相同或相似的；壹些曾經出現在壹些文件中的條款現在已經不存在了，比如e &；運行經驗的規定(如果有問題)；很多單據都有統壹的填寫規範:報關單的47項，每壹項都有具體的操作細則。
2.文件的電子化和現代化。前者主要是指EDI單證，現在報關報檢都是在線。原產地證書和配額許可證的申請可在商務部相關官方網站上操作，外匯核銷和退稅必須先進行網上登記，在單證工作中可以充分利用現代通信手段和互聯網。為適應電子貿易的要求，國際商會也適時發布了電子UCP，並計劃在今年對1993修訂的UCP500進行進壹步修訂，以滿足現代國際貿易日益增長的需求。
3.文檔由復雜到簡單。這種趨勢主要體現在所需證件種類的減少和證件內容的簡化。只要雙方信譽好，出口商直接把貨交給進口商，進口商直接付款，那麽有些單據存在的必要性就大大降低了。
4.新文件不斷出現。典型的例子是2001中“9.11”後美國海關要求的AMS(電子艙單申報)；集裝箱運輸單證是隨著20世紀60年代集裝箱運輸的出現和發展而產生的；在中國與東盟達成雙邊貿易優惠協定後，為確定我產品的原產地簽發證書；紡織品“入世”後根據中歐、中國達成的協議重新發放的配額許可證；2006年將由質檢局簽發壹般原產地證書，這就要求我們必須跟上時代的步伐，不斷學習和研究新的文件、慣例和規定。
5.壹次性憑證準備。許多公司都有文檔制作軟件。只要認真填寫發票等基礎單據，就可以自動生成其他單據，這對制單員會有更高的要求，因為做出來的單據是正確的，應該的，壹旦出錯，就會導致生意的徹底虧損。
6.文件的統壹。大多數涉及國際貿易各個方面的文件都有統壹的規定和要求。如SWIFTMT700格式信用證、提單、保險單、原產地證書、國內各種政府管制文件等。當然，目前我國進出口公司的發票和箱子還有待統壹。
第四，證件制作的依據
制作單據的依據是什麽，是國際貿易中必須註意的問題。從生產的角度來看，任何壹種單據都必須遵循壹定的法律依據。
1.法律、慣例和法規。國際貿易中所需的所有文件都有相應的法律、慣例和規則。常見的有中國的合同法、票據法、對外貿易法、海商法、保險法、我國政府參加的《聯合國國際貨物銷售合同公約》以及UCP500、E-2000等。
UCP、ISBP、URC522、URR525、INCOTERMS2000等。，這些規定對文件的編制都有很強的指導意義。
2.根據合同、信用證和貨物的實際情況制作單據。在實踐中，主要是指單據、單據、單據與貨物的壹致性。單據必須如實反映貨物的情況。有時，為了滿足信用證的要求，需要制作和出具根本不應該出現的單據。很明顯，貨物不能在規定的裝運時間內裝運。為了滿足信用證對裝船時間和交單時間的要求，托運人向船公司出具融通保函，換取清潔提單向銀行交單結匯。
3.文件制作應滿足各行業、各部門的特殊要求。Cate自有法律，家規，每個行業都有自己的具體規則:比如我們在出口紡織品的時候，經常會遇到國外要求提供azofreecertificate(無azo證書，是壹種與人體健康相關的特殊文件)；對於出口到信奉伊斯蘭教國家的禽類產品，進口商有時會提議由出口地的伊斯蘭教協會出具相關證明；AMS manifest始於美國，現已擴展到加拿大、澳大利亞、歐洲和許多其他國家。農藥產品出口到美國、歐盟等國家時，進口商通常會要求出口商提供出口農藥產品的MSDS(危害數據卡)，出口企業應按照規定的格式和要求完整填寫相關數據並提交。這些都不在此贅述。